Проверочный лист «Проверка соблюдения требований порядка ведения трудовых книжек»

Перед началом проверки определите конкретного работника, в отношении которого будете проводить проверку.

Для прохождения предпроверки по теме «Проверка соблюдения требований порядка ведения трудовых книжек» положите перед собой следующие документы (при наличии) или их копии (при наличии), которые запросил бы настоящий инспектор труда, а сейчас будет проверять Электронный инспектор:
- трудовой договор работника со всеми изменениями и дополнениями к нему;
- трудовую книжку;
- приказ о приеме на работу;
- приказ о переводе на другую постоянную работу;
- приказ о прекращении трудового договора;
- приказ о присвоении квалификации;
- приказ о награждении;
- личную карточку.

Перед ответом на вопрос Электронного инспектора убедитесь, что именно этот факт или обстоятельство отражены в ваших документах.

Этап 1.

Выберите категорию работодателя

*Деятельность гражданина в качестве индивидуального предпринимателя трудовой деятельностью по смыслу трудового законодательства не является. Следовательно, индивидуальный предприниматель не может вести трудовую книжку в отношении себя.

Этап 2.

Ведение трудовой книжки работника*

*В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца, а также ранее установленных образцов (утв. Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 «О введении трудовых книжек», Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»), которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат. Трудовые книжки иностранных государств не могут вестись работодателем на территории Российской Федерации.

Этап 3.

Причины, по которым трудовая книжка не ведется

Этап 4.

Оформление записей в трудовой книжке

Этап 5.

Ознакомление работника с внесенной в трудовую книжку записью под подпись

Этап 6.

Государственный язык

Этап 7.

Государственный язык заполнения трудовой книжки

Этап 8.

Иные случаи использования языков для заполнения трудовой книжки

Этап 9.

Статус трудовой книжки

*Если у работника уже есть трудовая книжка, работодатель должен вносить записи именно в нее, а не заводить новую

Этап 10.

Специальные знания или специальная подготовка работника

Этап 11.

Сведения о работнике, которые вносятся в трудовую книжку

Этап 12.

Образование работника

Этап 13.

Порядок внесения сведений о работнике

Этап 14.

Порядок внесения сведений о работнике

Этап 15.

Сведения о работнике, которые вносятся в трудовую книжку

Этап 16.

Порядок внесения сведений о работнике

Этап 17.

Выберите вид записи/действие

*В случае обнаружения ошибки при первичном заполнении трудовой книжки испорченный бланк уничтожается, а взамен выдается новый.

Если ошибка обнаружена при последующем внесении записей в трудовую книжку, работодатель должен оформить ее дубликат.

**Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Этап 18.

Изменяемые сведения о работнике

Этап 19.

Запись о приеме на основную работу

Этап 20.

Прием на работу в порядке перевода от другого работодателя

Этап 21.

Порядок внесения записи о приеме на работу по основному месту работы в порядке перевода

*Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного.

**Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Этап 22.

Порядок внесения записи о приеме на работу по основному месту работы

*Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного.

**Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Этап 23.

Запись о присвоении нового разряда (класса, категории и т.п.)

Этап 24.

Порядок внесения записи о присвоении нового разряда (класса, категории и т.п.)

Этап 25.

Запись о присвоении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации

Этап 26.

Порядок внесения записи о присвоении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации

Этап 27.

Основание внесения записи о работе по совместительству

Этап 28.

Запись о работе по совместительству на основании обращения работника с заявлением

Этап 29.

Запись о работе по совместительству на основании представленных документов, подтверждающих работу по совместительству

Этап 30.

Прием на работу по совместительству в порядке перевода от другого работодателя

Этап 31.

Порядок внесения записи о работе по совместительству в порядке перевода

*Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного.

**Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Этап 32.

Порядок внесения записи о работе по совместительству в иных случаях

*Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного.

Этап 33.

Запись об изменении наименования работодателя

Этап 34.

Порядок внесения записи об изменении наименования организации-работодателя

Этап 35.

Запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж

Этап 36.

Порядок внесения записи о невключении времени работы в период отбытия наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж

Этап 37.

Представление работником документов о восстановлении трудового стажа

Этап 38.

Запись о восстановлении непрерывного трудового стажа

Этап 39.

Порядок внесения записи о восстановлении непрерывного трудового стажа

Этап 40.

Запись о награждении

Этап 41.

Порядок внесения сведений о награждении

Этап 42.

Срок внесения записи в трудовую книжку

Этап 43.

Запись об увольнении*

*Для проверки соблюдения требований законодательства при оформлении прекращения трудового договора обратитесь к проверочному листу «Проверка соблюдения порядка оформления прекращения трудового договора».

Этап 44.

Порядок внесения записи об увольнении

*Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

**При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься)

***За исключением случаев, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.

Этап 45.

Срок внесения записи об увольнении в трудовую книжку

Этап 46.

Документ, подтверждающий стаж службы

Этап 47.

Порядок внесения записи о времени военной службы, о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах

Этап 48.

Документ, подтверждающий время обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров

Этап 49.

Порядок внесения записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров

Этап 50.

Основание внесения записи об увольнении с работы по совместительству

Этап 51.

Запись об увольнении с работы по совместительству по заявлению работника

Этап 52.

Запись об увольнении с работы по совместительству на основании представленных документов

Этап 53.

Порядок внесения записи об увольнении с работы по совместительству

*Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

**При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься)

Этап 54.

Порядок изменения сведений о фамилии, имени, отчестве или дате рождения

Этап 55.

Порядок изменения/ дополнения сведений об образовании, профессии, специальности

Этап 56.

Работодатель имеет документ, подтверждающий незаконность увольнения/ перевода работника

Этап 57.

Порядок внесения записи о признании недействительной записи об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода и восстановления на прежней работе

Этап 58.

Порядок внесения записи об изменении записи о приеме на работу

Этап 59.

Изменение формулировки причины увольнения

Этап 60.

Документы, необходимые для выдачи дубликата трудовой книжки

Этап 61.

Срок выдачи дубликата трудовой книжки

Этап 62.

Порядок оформления работодателем по месту последней работы дубликата трудовой книжки

В том случае, когда документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

*Общий трудовой стаж указывается суммарно.

**В случае если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал.

Этап 63.

Порядок внесения записи о приеме на предыдущую работу в дубликат трудовой книжки

Этап 64.

Документы, подтверждающие перевод работника на предыдущей работе

Этап 65.

Порядок внесения записи о переводе на предыдущей работе в дубликат трудовой книжки

Этап 66.

Документы, подтверждающие награждение работника на предыдущей работе

Этап 67.

Порядок внесения записи о награждении на последнем месте работы в дубликат трудовой книжки

Этап 68.

Документы, подтверждающие причину (основание) увольнения работника с предыдущей работы

Этап 69.

Порядок внесения в дубликат трудовой книжки в случае ее утраты записи об увольнении с предыдущего места работы

Этап 70.

Акт комиссии по установлению стажа, созданной органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации

Этап 71.

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств)

Этап 72.

Плата за приобретение бланка трудовой книжки

Этап 73.

Документы, необходимые для выдачи дубликата трудовой книжки

Этап 74.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

*Общий трудовой стаж указывается суммарно.

**В случае если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал.

Этап 75.

Основание выдачи вкладыша в трудовую книжку

Этап 76.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Этап 77.

Ошибки при первичном заполнении вкладыша в трудовую книжку

Этап 78.

Плата за приобретение бланка вкладыша в трудовую книжку

Этап 79.

Выдача трудовой книжки

Этап 79.1.

Хранение трудовой книжки/ее дубликата, не полученных при увольнении

Этап 80.

Подтверждение получения трудовой книжки при увольнении

Этап 81.

Основание выдачи дубликата трудовой книжки, утраченной без вины работника

*За исключением неправильного первичного заполнения трудовой книжки/ вкладыша в нее.

Этап 82.

Плата за приобретение бланка трудовой книжки/вкладыша в нее/ее дубликата, утраченной без вины работника

Этап 83.

Плата за приобретение бланка трудовой книжки/вкладыша в нее/ее дубликата, утраченной по иным причинам

Акт о результатах проверки

«Проверка соблюдения требований порядка ведения трудовых книжек»

Электронным инспектором была проведена документарная проверка соблюдения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в отношении {{company}}.

Дата проверки:
Продолжительность проверки:

Нарушений не выявлено

Акт о результатах проверки

«Проверка соблюдения требований порядка ведения трудовых книжек»

Электронным инспектором была проведена документарная проверка соблюдения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в отношении {{company}}.

Дата проверки:
Продолжительность проверки:

Выявлены следующие нарушения обязательных требований:

Рекомендации:

Вы прошли 1 из 226 проверок