Что делать с книгой учета движения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них после перехода всех сотрудников на электронные трудовые книжки?

Специального порядка прекращения учета выдачи работникам трудовых книжек в связи с заявлениями о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ действующим законодательством не установлено.

Когда все записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – книга учета) завершены, все учтенные в ней трудовые книжки и вкладыши фактически выданы работникам, процедуру их дальнейшего учета и хранения следует считать прекращенной с передачей книги учета на архивное хранение.

Порядок оформления прекращения ведения книги учета законодательством не регламентирован, однако, по нашему мнению, для корректного оформления процедуры прекращения ведения книги учета лицу, ответственному за учет и хранение трудовых книжек, необходимо выполнить следующее:

– сделать отметку о прекращении ее ведения (проставив на обложке дату первой записи (начало) и дату последней записи (окончание), с указанием срока и места хранения книги);

– сделать итоговую заверительную надпись на последнем заполненном листе книги (всего … записей на … листах), которую сопроводить штампом отдела кадров (при наличии). В архиве организации книга учета должна храниться в течение 50/75 лет.

Следует иметь в виду, что после передачи книги учета  на архивное хранение в организацию могут трудоустроиться работники, сохранившие свое право на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации. В этом случае ведение процедуры учета и хранения трудовых книжек работодателем должно быть возобновлено (начато заново).

Правовое обоснование

Согласно

п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н) работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 50/75 лет (п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения) (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Вы получили ответ на заданный вопрос