Главная |  Вопросы и ответы
Вопрос № 203174 от 29.07.2024 12:14
Максим Семенов

Кадровый электронный документооборот

С ответом
  
В соответствии с требованиями статьи 22.2 ТК РФ работодатель принял решение о введении электронного документооборота. При этом издал локальный нормативный акт «Положение об электронном кадровом документообороте» (далее - Положение). В положении, в том числе, указал Программу «А» в качестве информационной системы, с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот. Кроме того работодатель уведомил каждого работника о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (далее - КЭДО) и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие. В срок, установленный Положением, работодатель ввел электронный документооборот и начал оформление кадровых документов и взаимодействие с работниками, предоставившими письменное согласие (часть 5 статьи 22.2) (далее - Согласие на КЭДО), посредством Программы «А». Через некоторое время использования Программы «А» для КЭДО работодатель принял решение о необходимости замены Программы «А» на Программу «Б» для ведения электронного кадрового учета. Вопросы: 1. Работодатель издал новую редакцию Положения, где в частности указал, что начиная со следующего квартала для КЭДО будет использоваться Программа «Б», а также внес иные изменения в соответствии с требованиями Программы «Б». Требуется ли повторное направление уведомлений каждому работнику о переходе на КЭДО или достаточно провести типовое ознакомление с новой редакцией ЛНА всего персонала? 2. В связи с тем, что Трудовым кодексом не установлены форма и содержание Согласия на КЭДО работодатель прописал в тесте указанного согласия конкретно Программу «А» для ведения КЭДО. Требуется ли повторный сбор письменных Согласий на КЭДО от сотрудников, с прописанной в тексте Программой «Б»? В случае необходимости повторного сбора Согласий на КЭДО вправе ли работник, ранее предоставивший согласие отказаться от подписания новой редакции согласия?

Ответ:

1. Нет, не требуется повторное уведомление. Необходимо ознакомить работников с изменениями, вносимыми в локальные нормативные акты.

2. Нет, не требуется.

 

Правовое обоснование:

Статья 22.2 ТК РФ устанавливает, что электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, и который содержит:

сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;

порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;

срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, и может предусматривать:

сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);

исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных абзацем четвертым части второй названной статьи, на бумажном носителе;

процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, предусмотренным частью второй названной статьи, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.