Главная |  Вопросы и ответы
Вопрос № 258244 от 06.11.2026 10:10

Порядок ведения Книги учета движения трудовых книжек при наличии обособленного подразделения в другом городе

С ответом
  
Здравствуйте! Организация имеет обособленное подразделение (ОП), расположенное в другом городе. Прием сотрудников на работу и кадровый учет осуществляются в головной организации. Трудовые книжки сотрудников ОП фактически хранятся в сейфе отдела кадров головной организации. При увольнении сотрудника ОП его трудовая книжка пересылается из головного офиса в обособленное подразделение для выдачи на руки (уполномоченному лицу в ОП выдана доверенность на выдачу кадровых документов). В связи с этим просим разъяснить следующие вопросы: 1. Правомерно ли ведение организацией двух отдельных Книг (журналов) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них (одной — в головной организации для регистрации приема документов, второй — в ОП для регистрации выдачи документов при увольнении)? Либо Книга учета в юридическом лице должна быть строго одна? 2. Если Книга учета должна быть одна (в головной организации), правомерно ли использовать следующий механизм для фиксации выдачи книжки сотруднику в другом городе: • Работник расписывается в получении трудовой книжки в обособленном подразделении на отдельном листе-вкладыше (уведомлении / акте). • Данный лист-вкладыш пересылается в головную организацию и подшивается к единой Книге учета движения трудовых книжек в качестве подтверждения (вместо личной подписи сотрудника непосредственно в самой Книге)? 3. Если указанный способ с листом-вкладышем неправомерен, то каким образом работодатель должен зафиксировать факт выдачи трудовой книжки на руки в ОП, чтобы это не было признано нарушением трудового законодательства?
Развернуть

Получен ответ:

Ответ:
Закон не запрещает вести две разные книги учета движения трудовых книжек - отдельно по головному офису и по обособленному подразделению.

Правовое обоснование:
Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии) (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н)).
Филиалы и представительства - это обособленные структурные подразделения юридического лица, расположенные вне места его нахождения, они не являются самостоятельными юридическими лицами и не относятся к работодателям. Это следует из совокупности норм ст. 55 Гражданского кодекса РФ, ч. 4 ст. 20, ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ.