Главная |  Вопросы и ответы
Вопрос № 214265 от 22.01.2025 07:30
Анна Королева

ЭДО_формат документов

С ответом
  
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, есть ли требование о том, что формы одних и тех же категорий документов, используемых в бумажном виде и в ЭДО, должны быть одинаковыми? Например, если компания вводит электронный документооборот пока только в части ознакомления с ЛНА только в отдельных подразделениях, можно ли лист ознакомления с ЛНА в ЭДО иметь в одном виде (удобном для электронного подписания), а остальных работников (в подразделениях, где ЭДО пока не вводится) ознакамливать в журнале? Или если ЭДО будет вводиться в части подразделений для оформления отпусков - можно ли в бумажном виде оставить совмещенное заявление на перенос отпуска + о предоставлении отпуска в новые даты, а в электронном виде иметь два разных процесса, в одном из которых будет отдельное заявление на перенос отпуска, а в другом - заявление о его предоставлении? Заранее большое спасибо!
Ответ:
Полагаем, что формы документов, оформляемых в электронном и бумажном варианте, могут различаться по оформлению, но должны быть единым по смысловому содержанию.

 

Правовое обоснование:

Согласно ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных названной статьей и статьями 22.2 и 22.3 ТК РФ.
В п. 11 и 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установлено, что:
документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.