Главная |  Вопросы и ответы
Вопрос № 205683 от 10.09.2024 08:42
Александр

Запрос о разъяснении требований к применению электронной цифровой подписи и электронного документооборота в организации

С ответом
  
Добрый день! Организация приняла решение о переходе на электронный документооборот (ЭДО) с использованием электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП). В связи с этим просим предоставить разъяснения по следующим вопросам: Вопрос 1. Возможно ли проведение инструктажей для работников, где факт ознакомления с инструктажем будет подтвержден с помощью ЭЦП? Вопрос 2. Можно ли использовать ЭДО для ознакомления работников с оценкой профессиональных рисков? Вопрос 3. Разрешается ли фиксация записей о выдаче средств индивидуальной защиты (СИЗ) через ЭДО? Вопрос 4. Возможно ли ознакомление работников с локальными нормативными актами (далее — ЛНПА) посредством ЭДО? Вопрос 5. Какой вид ЭЦП следует применять для указанных целей: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП) или квалифицированная электронная подпись (КЭП)? Вопрос 6. В каком нормативном документе установлены требования по порядку ознакомления работников с ЛНПА по охране труда через ЭДО? Заранее благодарим за предоставленные разъяснения.
Ответ:
1.Нет.
2,3,4.Да.
5. При подписании данных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:
усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи
6. Статьи ТК РФ указаны в правовом обосновании.

 

Правовое обоснование:

Согласно ст. 22.1 Трудового кодекса РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 ТК РФ.
Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись, за исключением документов, указанных в части третьей настоящей статьи.
Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Согласно ст. 22.3 ТК РФ При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:
усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
При подписании иных, чем указанные в части четвертой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:
усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (далее для целей настоящей статьи - простая электронная подпись работника в информационной системе работодателя).