Вопрос № 202405 от 12.07.2024 12:15
марина макарова

электронный документооборот

С ответом
  
Здравствуйте. В организации есть электронный документооборот. в нем разрабатываются и утверждаются например приказы об ответственном иванове за что то (за соблюдение требований охраны труда например). Далее приказ в этом же ЭД направляется для ознакомления иванову. В итоге в ЭД есть лист с табличкой что иванов - ознакоомлен и дата. вопрос: признается ли такое ознакомление или работник может сказать что это филькина грамота и вообще не он ознакамливался и нужна живая подпись. Какие действия нужна совершить чтоб все было законно?

Ответ:

Полагаем, что факт направления работнику документа не является подписью документа. Требуется электронная подпись работника. Порядок подписания документов при ведении электронного документооборота приведен в правовом обосновании.

 

Правовое обоснование:

Согласно ст. 22.3 ТК РФ при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

 

В случаях, установленных настоящей статьей, работодателем и работником может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке (далее для целей настоящей статьи - усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства).

 

При подписании иных, чем указанные в части первой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работодателем могут использоваться:

 

усиленная квалифицированная электронная подпись;

 

усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

 

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

 

При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

 

усиленная квалифицированная электронная подпись;

 

усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

 

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

 

При подписании иных, чем указанные в части четвертой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

 

усиленная квалифицированная электронная подпись;

 

усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

 

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

 

простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (далее для целей настоящей статьи - простая электронная подпись работника в информационной системе работодателя).

 

При подписании электронных документов посредством цифровой платформы "Работа в России" работодателем могут использоваться:

 

усиленная квалифицированная электронная подпись;

 

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

 

При подписании электронных документов работником или лицом, поступающим на работу, посредством цифровой платформы "Работа в России" могут использоваться:

 

усиленная квалифицированная электронная подпись;

 

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

 

простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством Российской Федерации правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.