Главная |  Вопросы и ответы
Вопрос № 116167 от 13.11.2019 13:15
Ольга Храбовская

Защита персональных данных при работников передаче ведения кадрового учета сторонней организации

С ответом
  
При заключении со сторонней организацией договора на ведение кадрового учета 2. Следует ли взять у сотрудников работодателя согласие на передачу и обработку персональных данных  организацией, которой работодатель, в соответствии с заключенным договором, поручает ведения кадрового и бухгалтерского учета? 3. Каким образом следует оформить передачу и защиту персональных данных сотрудников работодателя при заключении договора с организацией, которой поручено ведение кадрового  учета?

Ответ:
Обращаем внимание, что не допускается ведение и хранение трудовых книжек у организации, не являющейся работодателем. Ответственным за ведение и хранение трудовых книжек должен быть работник, который состоит в трудовых отношениях с работодателем.
Работодатель вправе передавать данные о работнике без его согласия третьим лицам, в том числе органам власти, только в случаях, прямо указанных в законе. В иных случаях передача персональных данных третьим лицам возможна только с согласия работника. Если для обработки (в том числе, для передачи - распространения, предоставления, доступа) персональных данных требуется согласие работника, то работник вправе не давать такое согласие.
За получением дополнительных разъяснений по данным вопросам, а также за защитой своих прав, как субъекта персональных данных, Вы вправе обратиться в Роскомнадзор.


Правовое обоснование:
В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 (далее - Правила), трудовые книжки на работников ведёт работодатель. Пунктом 45 Правил установлено, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. На практике эти функции возлагаются на работников службы кадров данного работодателя, о чем имеется упоминание и в пункте 45 Правил. Данным пунктом определено, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника. В соответствии с этими нормами трудовые книжки работников, вкладыши к ним и их учёт, приходно-расходные книги, должны вестись той организацией, в которой работники работают и там же храниться. Нарушение установленного Правилами порядка ведения, хранения трудовых книжек и вкладышей к ним влечёт для должностных лиц организации установленную действующим законодательством ответственность (Пункт 45 Правил). Кроме того, трудовая книжка содержит персональные данные работника, порядок обработки которых работодателем регулируется специальной главой 14 трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника. Исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, либо в случаях прямо установленных федеральными законами (статья 88 ТК РФ). Таким образом, передачу функций по ведению и хранению трудовых книжек работников другой организации или отдельным работникам дано организации на основании гражданско-правового договора, считаем, следует рассматривать с учётом всех норм действующего законодательства.
В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон № 152-ФЗ) под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). По сути, это любые сведения, с помощью которых можно определить (идентифицировать) субъект персональных данных.
Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).
Согласно ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов.
По общему правилу обработка персональных данных может осуществляться с согласия субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ), а в отсутствие такого согласия - только в случаях, предусмотренных п. п. 2 - 11 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ - обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей (в том числе, для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных).
Согласно ст. 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, ТК РФ и иными федеральными законами;
3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами;
5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами.
Работодатель вправе осуществлять передачу персональных данных работника третьим лицам, в том числе в коммерческих целях, только с его предварительного письменного согласия (абз. 2, 3 ч. 1 ст. 88 ТК РФ).
Перед передачей персональных данных работодатель должен предупредить третье лицо о том, что они могут быть использованы только в тех целях, для которых были сообщены. При этом у третьего лица необходимо получить подтверждение того, что такое требование будет им соблюдено (абз. 4 ч. 1 ст. 88 ТК РФ).
В соответствии с п.5.5.4 Постановления Правительства РФ от 30 июня 2004 г. № 324 «Об утверждении положения о Федеральной службе по труду и занятости» данный орган осуществляет консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Положение о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций утверждено Постановлением Правительства РФ от 16.03.2009 № 228. Согласно п. 1 Положения Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области персональных данных.
Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций является уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по защите прав субъектов персональных данных.