Вопрос № 109161 от 19.04.2019 11:46
Елена Гор

Книга учета и движения трудовых книжек

С ответом
Добрый день! Выяснилось, что книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется некорректно, в старых записях есть исправления, сам журнал образца 2003 года, в котором бумага некачественная (рвется). Можно ли закрыть ведение данной книги и правильно все оформить в новой? Если это возможно, то как правильно это сделать?

Ответ

В случае если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них пришла в негодность и препятствует сохранению внесенных данных, следует ее заменить.

С этой целью необходимо сделать следующее:

- на последнем заполненном листе сделать запись: "Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончена 01.01.1111 г." (можно указать причину - "В связи с ветхостью"), поставить подпись и печать отдела кадров;

- на оставшихся незаполненных листах книги сделать прочерк буквой "z".

Завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, при этом нумерацию начать заново с цифры 1.

Переписывать данные по тем работникам, которые еще работают и записи о чьих трудовых книжках остались в завершенной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, не нужно. При увольнении графы 12 и 13 книги будут заполнены и книгу можно будет оформить на архивное хранение.

Правовое обоснование

Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках") в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.