Действия работодателя при предоставлении работнику учебного отпуска

Внимание: инструкции носят рекомендательный характер. Если Ваши права нарушены, то Вы можете сразу обратиться в государственную инспекцию труда или в суд, либо выполнять предложенные шаги.

Детализированная инструкция

  • Шаг 1

    Ознакомьтесь с требованиями к порядку предоставления отпуска работнику, совмещающему работу с получением образования

    1.1. Согласно  ст. 173 ТК РФ работникам, поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:

    • прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах соответственно – по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно – по 50 календарных дней (при освоении образовательных программ высшего образования в сокращенные сроки на втором курсе – 50 календарных дней);
    • прохождения государственной итоговой аттестации – до четырех месяцев в соответствии с учебным планом осваиваемой работником образовательной программы высшего образования.

    Работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

    • работникам, допущенным к вступительным испытаниям, – 15 календарных дней;
    • работникам – слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации – 15 календарных дней;
    • работникам, обучающимся по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по очной форме обучения, совмещающим получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации – 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов – 4 месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов – 1 месяц.

    Согласно ст. 173.1 ТК РФ работники, осваивающие программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения, имеют право на дополнительные отпуска по месту работы продолжительностью 30 календарных дней в течение календарного года с сохранением среднего заработка. При этом к указанному дополнительному отпуску работника добавляется время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно, с сохранением среднего заработка (указанный проезд оплачивает работодатель).

    Работники, допущенные к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук, имеют право на предоставление им в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, дополнительного отпуска по месту работы продолжительностью соответственно три и шесть месяцев с сохранением среднего заработка (Постановление Правительства РФ от 05.05.2014 № 409).

    1.2. В соответствии со ст. 174 ТК РФ работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по заочной и очно-заочной формам обучения, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:

    • прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах – по 30 календарных дней, на каждом из последующих курсов – по 40 календарных дней;
    • прохождения государственной итоговой аттестации – до двух месяцев в соответствии с учебным планом осваиваемой работником образовательной программы среднего профессионального образования;

    Работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

    • работникам, допущенным к вступительным испытаниям, – 10 календарных дней;
    • работникам, осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по очной форме обучения и совмещающим получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации – 10 календарных дней в учебном году, для прохождения государственной итоговой аттестации – до двух месяцев.

    Работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы основного общего или среднего общего образования по очно-заочной форме обучения, работодатель предоставляет дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка для прохождения государственной итоговой аттестации по образовательной программе основного общего образования на срок 9 календарных дней, по образовательной программе среднего общего образования – на срок 22 календарных дня (ст. 176 ТК РФ).

    Коллективным договором или трудовым (ученическим) договором могут устанавливаться гарантии и компенсации лицам, заключившим ученический договор, а также работникам, совмещающим работу с:

    • получением образования по не имеющим государственной аккредитации образовательным программам среднего профессионального образования,
    • с освоением не имеющих государственной аккредитации образовательных программ основного общего или среднего общего образования по очно-заочной форме обучения,
    • с обучением по не имеющим государственной аккредитации программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры.

    Согласно ст. 177 ТК РФ гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые по аккредитованной образовательной программе.

    Указанные гарантии и компенсации также могут предоставляться работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме. Примечание 1.

    Право на оплачиваемый учебный отпуск работник имеет только по основному месту работы.

    Примечание 1: в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» общее образование и профессиональное образование реализуются по уровням образования.

    Устанавливаются следующие уровни общего образования:

    1) дошкольное образование;

    2) начальное общее образование;

    3) основное общее образование;

    4) среднее общее образование.

    Устанавливаются следующие уровни профессионального образования:

    1) среднее профессиональное образование;

    2) высшее образование – бакалавриат;

    3) высшее образование – специалитет, магистратура;

    4) высшее образование – подготовка кадров высшей квалификации.

    Дополнительное образование включает в себя такие подвиды, как дополнительное образование детей и взрослых и дополнительное профессиональное образование.

  • Шаг 2

    Получите от работника и зарегистрируйте заявление о предоставлении отпуска

    Основанием для предоставления учебного отпуска является заявление работника с приложением соответствующего документа (справки-вызова, выписки из решения диссертационного совета).

    Заявление должно быть оформлено письменно и содержать основания, продолжительность и даты предоставления такого отпуска.

    Форма справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования, утверждена Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368.

    Содержание заявления не должно противоречить содержанию приложенного к нему документа (цель, даты, сроки отпуска и т.п.). Примечание 2.

    Срок предъявления работником заявления о предоставлении отпуска трудовым законодательством не установлен. Поскольку при соблюдении работником условий обращения за предоставлением отпуска работодатель не вправе отказать ему в предоставлении отпуска, рекомендуем в локальном нормативном акте организации установить разумный срок представления документов для оформления учебного отпуска. Однако нарушение работником такого срока не будет являться основанием для отказа в предоставлении отпуска. Речь может идти только о дисциплинарной ответственности нарушителя. Примечание 3.

    Примечание 2: приложенный к заявлению документ, обосновывающий правомерность заявленной работником просьбы, остаётся у работодателя.

    Примечание 3: предусмотрен срок уведомления о необходимости предоставить учебный отпуск для лиц, допущенных к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук. Согласно Правилам предоставления отпуска (утв. Постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 № 409) соискатель уведомляет работодателя о намерении реализовать свое право на предоставление отпуска в письменной форме не позднее чем за один год до предполагаемой даты начала отпуска.

    В течение 10 рабочих дней со дня вынесения решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите соискатель представляет работодателю выписку из этого решения и заявление о предоставлении отпуска с указанием его продолжительности.

    Работодатель в течение 5 рабочих дней со дня предоставления ему указанных выписки и заявления издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

    Отпуск завершается после окончания срока, на который он был предоставлен, либо ранее этого срока приказом работодателя по заявлению работника-соискателя.

    Соискатель в течение 10 рабочих дней после защиты диссертации предоставляет работодателю выписку из решения диссертационного совета по результатам защиты диссертации. Отпуск при этом завершается по заявлению соискателя на основании приказа (распоряжения) работодателя по истечении 10 рабочих дней (в случае положительного решения по защите) или 5 рабочих дней (в случае отрицательного решения по защите) со дня получения работодателем указанной выписки, если на день издания приказа (распоряжения) не истек срок, на который был предоставлен отпуск.

    В случае отзыва соискателем диссертации с рассмотрения до принятия диссертационным советом решения по результатам защиты соискатель представляет работодателю выписку из решения диссертационного совета о снятии диссертации с рассмотрения в течение 10 рабочих дней со дня принятия такого решения. Отпуск при этом завершается по заявлению соискателя на основании приказа (распоряжения) работодателя по истечении 5 рабочих дней со дня получения работодателем указанной выписки, если на день издания приказа (распоряжения) не истек срок, на который был предоставлен отпуск.

    Вышеназванные выписки из решения диссертационного совета должны быть подписаны председателем и ученым секретарем диссертационного совета и заверены печатью организации, на базе которой создан диссертационный совет.

  • Шаг 3

    Определите, есть ли основания для предоставления работнику отпуска и его продолжительность

    3.1. Если работник не предоставил документ, подтверждающий его право на учебный отпуск, либо предоставил документ, выданный с нарушениями установленного порядка (например в случае предоставления справки-вызова неутвержденной формы; с отсутствием подписей уполномоченных на это лиц, отсутствием печати учебной организации; отсутствием необходимых сведений, таких как уровень получаемого образования, основание для предоставления отпуска), Вы вправе отказать работнику в предоставлении отпуска.

    Если работник получает образование соответствующего уровня не впервые или обучается по образовательной программе, не имеющей государственной аккредитации, удовлетворять заявление работника Вы не обязаны, за исключением случая, когда условие о предоставлении работнику соответствующей гарантии содержится в трудовом или коллективном договоре.

    Работнику, совмещающему работу с получением образования одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с получением образования в одной из этих организаций (по выбору работника).

    3.2. Продолжительность предоставляемого отпуска определяется в зависимости от уровня образования, которое получает работник в соответствии с установленными трудовым законодательством сроками. Примечание 4.

    Примечание 4: учебный отпуск имеет целевой характер и предназначен для участия работника, совмещающего работу с учебой, в образовательном процессе. Такой отпуск нельзя перенести, продлить (в т. ч. по причине временной нетрудоспособности), выплатить за него компенсацию, работника нельзя отозвать из отпуска. Однако по инициативе работника учебный отпуск может быть прекращён досрочно. На основании письменного заявления работника досрочное прекращение оформляется приказом работодателя, при этом обязанности возвратить «неиспользованные» отпускные у работника не возникает.  

    Кроме того, по заявлению работника учебный отпуск может быть предоставлен ему частично (в пределах срока, указанного в справке-вызове). В этом случае отпускные выплачиваются работнику исходя из фактической продолжительности предоставляемого отпуска.

    Предоставление учебного отпуска не зависит от времени предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. К отпускам, предусмотренным для работников, совмещающих работу с получением образования, по соглашению работодателя и работника могут присоединяться ежегодные оплачиваемые отпуска.

  • Шаг 4

    Издайте приказ о предоставлении отпуска и ознакомьте с ним работника

    На основании полученного от работника заявления и документа, подтверждающего право на отпуск, издайте приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

    В приказе (распоряжении) необходимо отразить срок (количество календарных дней) отпуска, дату, с которой отпуск начинается и дату, которой заканчивается.

    Ознакомьте работника с приказом (распоряжением). Ознакомление должно подтверждаться подписью работника. По требованию работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    Внесите сведения о предоставлении учебного отпуска в  личную карточку работника (Т-2).  Организуйте табелирование отпускника. Примечание 5.

    Примечание 5: работодатель не вправе отозвать работника из учебного отпуска, даже при условии досрочной сдачи экзаменов работник имеет право отсутствовать на рабочем месте до окончания учебного отпуска, а работодатель обязан оплатить весь срок отпуска.

  • Шаг 5

    Произведите выплаты работнику (в случаях сохранения среднего заработка на период учебного отпуска)

    Если в соответствии с трудовым законодательством на время учебного отпуска за работником сохраняется средний заработок, то работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три дня до его начала.

    Трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работника, находящегося в учебном отпуске. Если иное прямо не указано в законе, с прекращением договора  прекращаются все трудовые отношения, в т. ч. отношения по использованию отпуска. Поэтому отпускные выплаты за период, превышающий фактическую продолжительность прекращенного учебного отпуска, могут быть взысканы в судебном порядке, однако не могут быть удержаны с работника при увольнении, поскольку не упомянуты в ст. 137 ТК РФ (учебный отпуск имеет целевое значение, его дни не «отрабатываются»).

    В случае временной утраты трудоспособности пособие отпускнику не выплачивается, отпуск, как отмечалось, не продлевается. Пособие выплачивают после учебного отпуска, если к моменту его окончания трудоспособность не восстановлена. При этом пособие начисляется на тот период нетрудоспособности, который выходит за пределы отпуска.

  • Шаг 6

    Получите от работника подтверждение целевого использования отпуска

    По окончании вступительных испытаний, промежуточной либо итоговой аттестации, иных мероприятий образовательная организация оформляет и выдает работнику отрывную часть справки-вызова, которая подтверждает факт нахождения данного работника в образовательной организации во время дополнительного отпуска.

    Запросите у работника подтверждение целевого использования предоставленного отпуска.

    Для возможного предоставления гарантий и компенсаций оцените изменение статуса работника, если таковое произошло в результате поступления в учебное заведение, получения им образования и т.п.