Действия работодателя при предоставлении работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Внимание: инструкции носят рекомендательный характер. Если Ваши права нарушены, то Вы можете сразу обратиться в государственную инспекцию труда или в суд, либо выполнять предложенные шаги.

Детализированная инструкция

  • Шаг 1

    Ознакомьтесь с требованиями к порядку предоставления работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска

    1.1. Согласно ч. 1 ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно при сохранении места работы (должности) и среднего заработка (ст.114 ТК РФ).

    Примечание: предоставление отпуска – регламентированная законом деятельность работодателя, обеспечивающая реализацию права работника на отдых.

    С одной стороны, работник не вправе по своему усмотрению использовать отпуск, который не был предоставлен ему работодателем. С другой стороны, работодатель вправе отказать работнику в предоставлении отпуска только по основаниям, прямо предусмотренным в законе. Усмотрение работодателя в данном случае какого-либо приоритета не имеет и может быть реализовано только в виде соглашения сторон.

    Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

    По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

    Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года, в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

    В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

    После утверждения график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

    1.2. Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

    К таким категориям относятся:

    • работники, пострадавшие в результате радиационных аварий или катастроф (п. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне», п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (далее – Закон 1244-1), п. 1 ч. 3 ст. 15 Закона 1244-1);
    • супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
    • ветераны (п. 17 ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» (далее – Закон 5-ФЗ), п. 13 ч. 1 ст. 15 Закона 5-ФЗ, п. 11, ч. 1 ст. 16 Закона 5-ФЗ, п. 4 ч. 2 ст. 16 Закона 5-ФЗ, п. 3 ч. 3 ст. 16 Закона 5-ФЗ, п. 9 ст. 17 Закона 5-ФЗ, п. 9 ч. 1 ст. 18 Закона 5-ФЗ, п. 10 ч. 1 ст. 19 Закона 5-ФЗ);
    • работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России» (п. 1 ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»);
    • работники, удостоенные высшего звания или награжденные государственными орденами высшей степени (Герои СССР, Герои России, кавалеры Ордена Славы трех степеней, Герои Труда, Герои социалистического труда) (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы», п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»); 
    • лицу, работающему по внешнему совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы;
    • по желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется ему в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
    • лица, имеющие право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы.

    По заявлению работника в удобное для него время до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен:

    • женщине – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
    • работнику в возрасте до восемнадцати лет (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
    • работнику, усыновившему ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
    • одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему  ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет (ст. 262.1 ТК РФ);
    • по желанию мужа – в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
    • лицу, работающему по внешнему совместительству. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

    Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска,

    1.3. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет:

    • 28 календарных дней – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
    • 31 календарный день – для работников, не достигших возраста 18 лет;
    • не менее 30 календарных дней – для инвалидов;
    • от 30 до 40 суток – в зависимости от стажа непрерывной работы в профессиональных спасательных службах;
    • 42 календарных дня – для отдельных категорий педагогических работников;
    • 49 календарных дней – для работников, занятых на работах второй группы с химическим оружием;
    • 56 календарных дней – для работников, занятых на работах первой группы с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

    Примечание: продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период указанного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

    По желанию работника отпуск может быть разбит на части, при условии, что одна его часть составляет не менее 14 календарных дней.

    1.4. В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются следующие периоды:

    • время фактической работы;
    • время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
    • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
    • период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
    • время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

    В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются следующие периоды:

    • время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы;
    • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

    В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

    Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

  • Шаг 2

    Определите основания и соответствующий порядок предоставления работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска

    Если работник имеет стаж непрерывной работы более 6 месяцев и отпуск предоставляется работнику в соответствии с очередностью, утвержденной графиком отпусков, перейдите к шагу 3.

    Если Вы получили заявление о предоставлении отпуска от работника, который относится к категории лиц, имеющих право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы либо в удобное работнику время, перейдите к шагу 4.

    Примечание: если работник относится к лицам, имеющим право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время (в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя) или в иные установленные периоды, заявление с указанием удобного для него времени использования отпуска можно запросить у такого работника при составлении графика отпусков.

    В этом случае при заранее согласованном периоде отпуска он будет предоставляться указанным работникам в соответствии с графиком, поскольку выбор удобного для работника времени отпуска уже будет учтен в графике отпусков.

  • Шаг 3

    Известите работника о начале отпуска

    О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

    Примечание: если работник был предупрежден о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

    Направьте работнику извещение (прилагается) о предоставлении ему ежегодного основного оплачиваемого отпуска в соответствии с графиком отпусков.

    Унифицированной формы извещения нет, поэтому формы и способы извещения работодатель может определить самостоятельно (например, отдельные извещения, ознакомительные листы и т.д.).

    Рекомендуется подготовить 2 экземпляра извещения: один отдайте работнику, а на втором попросите поставить отметку об ознакомлении (дата, Ф.И.О. и подпись работника) и оставьте у себя.

    Примечание: если работник отказывается ознакомиться с извещением, зачитайте его работнику вслух в присутствии свидетелей и составьте акт о том, что извещение было предъявлено работнику, зачитано вслух, поскольку от получения извещения под роспись он отказался (с указанием даты, времени и места составления акта). Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку. Не полученное работником извещение приложите к акту.

    Если извещение направлено и работник с ним ознакомился, перейдите к шагу 5.1.

  • Шаг 4

    Получите от работника и зарегистрируйте заявление о предоставлении отпуска

    Определенным категориям работников работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск по их заявлению, независимо от очередности, утвержденной графиком отпусков.

    Заявление должно быть оформлено письменно и содержать основания, продолжительность и даты предоставления такого отпуска. К заявлению должен быть приложен документ, подтверждающий право работника использовать ежегодный оплачиваемый отпуск до истечения 6 месяцев непрерывной работы или использовать отпуск в удобное для работника время.

    Приложенный к заявлению документ (его копия), обосновывающий правомерность заявленной работником просьбы, остаётся у работодателя.

    Рекомендуется приложить заявление и представленный документ к приказу, а их ксерокопии – к личному делу работника.

    Если работник предоставил заявление и соответствующие документы, подтверждающие право на использование отпуска, перейдите к шагу 5.2.

  • Шаг 5

    Издайте приказ о предоставлении отпуска и ознакомьте с ним работника

    5.1. На основании утвержденного графика отпусков издайте приказ (распоряжение) о предоставлении работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Если в графике отпусков указана дата начала отпуска, приказ может быть издан без заявления работника.

    Если в графике указан только период отпуска (например, июль), работник вправе обратиться с заявлением о предоставлении ему отпуска с конкретной даты указанного периода. В этом случае после получения заявления работника направьте работнику извещение (прилагается) о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска в указанные в заявлении даты.

    Кроме того, по желанию работника отпуск может быть разбит на части.

    Примечание: отказ в предоставлении отпуска работнику, не отнесённому к льготной категории, допускается только со ссылкой на график отпусков.

    Поэтому изменить изложенные в заявлении такого работника условия предоставления ему отпуска (дата начала, продолжительность и т.п.), если они укладываются в установленный период (например, июль), возможно только по соглашению сторон трудового договора.

    Если в графике указан только период отпуска, но заявление от работника не поступило, а соглашение сторон о дате его начала (либо переносе) не достигнуто, отпуск должен быть предоставлен не позднее последнего дня указанного в графике периода (например, не позднее 31 июля).

    5.2. На основании заявления работника издайте приказ (распоряжение) о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

    В приказе (распоряжении) необходимо отразить срок (количество календарных дней) отпуска; дату, с которой отпуск начинается, и дату, которой заканчивается; период работы, за который предоставляется отпуск.

    По письменному заявлению работника часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией.

    Ознакомьте работника с приказом (распоряжением). Ознакомление должно подтверждаться подписью работника. По требованию работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    Внесите сведения о предоставлении отпуска в личную карточку работника (Т-2).  Организуйте табелирование отпускника.

  • Шаг 6

    Произведите выплаты работнику в связи с отпуском

    Оплата отпуска должна быть произведена работодателем не позднее чем за три календарных дня до его начала. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска производится накануне этого дня.

    На выплату денежной компенсации взамен части отпуска указанные правила не распространяются (компенсация не оплата).

    Примечание: если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного основного оплачиваемого отпуска, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

    Примечание: работник вправе требовать денежную компенсацию за задержку выплаты отпускных в соответствии со ст. 236 ТК РФ.