Действия работодателя при получении от работника заявления о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Внимание: инструкции носят рекомендательный характер. Если Ваши права нарушены, то Вы можете сразу обратиться в государственную инспекцию труда или в суд, либо выполнять предложенные шаги.

Детализированная инструкция

  • Шаг 1

    Ознакомьтесь с требованиями к порядку предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы

    Согласно ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

    1.1. Согласно ч. 2 ст. 128 ТК РФ работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

    • участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году;
    • работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
    • родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), – до 14 календарных дней в году;
    • работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;
    • работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней;
    • в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.

    1.2. Работодатель обязан предоставлять отпуск без сохранения заработной платы  следующим лицам:

    • работнику, награжденному орденом Героя Социалистического Труда, Героя Труда, полного кавалера ордена Трудовой Славы – до 3 недель в году (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
    • работнику, удостоенному звания Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации, полного кавалера ордена Славы – до 3 недель в году (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
    • работнику – члену избирательной комиссии – на время исполнения обязанностей члена избирательной комиссии (ч. 14 ст. 11 Федерального закона от 26.11.1996 № 138-ФЗ «Об обеспечении конституционных прав граждан Российской Федерации избирать и быть избранными в органы местного самоуправления» (далее – Закон 138-ФЗ));
    • работнику – кандидату на выборах в органы местного самоуправления – на период со дня регистрации кандидата до официального опубликования общих итогов выборов (ч. 2 ст. 24 Закона 138-ФЗ);
    • работнику – члену избирательной комиссии с правом совещательного голоса –  на период со дня получения уведомления о его назначении до официального опубликования общих итогов выборов (п. 3 ст. 16 Федерального закона от 10.01.2003 № 19-ФЗ «О выборах Президента Российской Федерации»);
    • работнику – доверенному лицу политической партии, кандидата по одномандатным округам – на период осуществления полномочий доверенного лица (ч. 4 ст. 55 Федерального закона от 22.02.2014 № 20-ФЗ «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации», п. 3 ст. 43 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»);
    • работнику – инвалиду войны – до 60 календарных дней в году (пп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» (далее – Закон 5-ФЗ));
    • работнику – ветерану боевых действий – до 35 дней в году (пп. 11 п. 1 ст. 16 Закона 5-ФЗ, пп. 4 п. 2 ст. 16 Закона 5-ФЗ);
    • работнику – военнослужащему, проходившему военную службу в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сентября 1945 г., – до 35 календарных дней в году (п. 9 ч. 1 ст. 17 Закона 5-ФЗ);
    • лицам, награжденным знаком «Житель блокадного Ленинграда» (пп. 9 п. 1 ст. 18 Закона 5-ФЗ);
    • работнику – участнику строительства оборонительных сооружений в период ВОВ (пп. 10 п. 1 ст. 19 Закона 5-ФЗ);
    • работнику – супруге (супругу) военнослужащего (военнослужащей) – на количество дней, превышающих основной ежегодный отпуск (для достижения равной с супругом продолжительности отпуска) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
    • работнику – народному дружиннику или полицейскому внештатному – до 10 календарных дней (ч. 3 ст. 26 Федерального закона от 02.04.2014 № 44-ФЗ «Об участии граждан в охране общественного порядка»);
    • работнику – добровольному пожарному территориального подразделения добровольной пожарной охраны – до 10 календарных дней (ч. 7 ст. 18 Федерального закона от 06.05.2011 № 100-ФЗ «О добровольной пожарной охране»);
    • работнику, работающему в районах Крайнего Севера или местностях, к ним приравненных, – для проезда к месту проведения отпуска и обратно (ч. 3 ст. 322 ТК РФ);
    • работнику при работе по совместительству – количество календарных дней, необходимое для использования ежегодного отпуска по основному месту работы (ч. 2 ст. 286 ТК РФ);
    • работнику, совмещающему работу с получением образования (ч. 2 ст. 173 ТК РФ и ч. 2 ст. 174 ТК РФ).

    1.3. Работодатель обязан предоставлять работникам, совмещающим работу с получением образования, отпуск без сохранения заработной платы в следующих случаях и следующей продолжительности:

    • при получении высшего образования:
    • для поступления в образовательное учреждение (прохождения вступительных испытаний) – 15 календарных дней;
    • для итоговой аттестации слушателей подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования – 15 календарных дней;
    • для учащихся по очной форме обучения для прохождения промежуточной аттестации (сдачи зачётов и экзаменов) – 15 календарных дней в учебном году;
    • для подготовки и защиты дипломной работы со сдачей государственных экзаменов – 4 месяца;
    • для сдачи итоговых государственных экзаменов – 1 месяц;
    • при получении среднего профессионального образования:
    • для поступления в профессиональные образовательные организации (прохождения вступительных испытаний) – 10 календарных дней;
    • для учащихся по очной форме обучения для прохождения промежуточной аттестации (сдачи зачётов и экзаменов) – 10 календарных дней в учебном году;
    • для учащихся по очной форме обучения для прохождения государственной итоговой аттестации – до 2 месяцев.

    По общему правилу, отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работнику в удобное для него (указанное в заявлении) время. Примечание 1.

    Примечание 1: в законе не указано, до или после события, а также в какой именно срок (период) относительно даты события работнику должен быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.

  • Шаг 2

    Получите от работника и зарегистрируйте заявление о предоставлении отпуска

    Основанием для предоставления отпуска без сохранения заработной платы является заявление работника с приложением соответствующего документа. Заявление должно быть оформлено письменно и содержать основания, продолжительность и даты предоставления такого отпуска.

    Приложенный к заявлению документ (его копия), обосновывающий правомерность заявленной работником просьбы, остаётся у работодателя. Примечание 2.

    Предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя не допускается.

    Примечание 2: отпуска без сохранения заработной платы при использовании не суммируются, а неиспользованные отпуска без сохранения заработной платы на следующий год не переносятся. При одновременном наличии двух и более оснований работнику предоставляется один отпуск наибольшей продолжительности из всех возможных. При наличии нескольких оснований, не совпадающих во времени, отпуск предоставляется по каждому основанию отдельно.

  • Шаг 3

    Определите, относится ли работник к лицам, которым Вы не вправе отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

    Не зависят от усмотрения работодателя случаи и время предоставления отпуска, если обязанность работодателя предоставить такой отпуск прямо указана в законе, или зависит только от волеизъявления работника, например, при наличии семейных обстоятельств, перечисленных в  ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Поэтому не является прогулом самовольный (без приказа) уход работника в отпуск, например, в случае написания им заявления в порядке ч. 2 ст. 128 ТК РФ даже при отказе работодателя предоставить такой отпуск. Если работник самовольно (без приказа) ушёл в отпуск без обращения к работодателю с заявлением в порядке ч. 2 ст. 128 ТК РФ, он может быть уволен за прогул.

    Если работник не относится к той категории лиц, которым нельзя отказывать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, удовлетворять заявление работника Вы не обязаны.

  • Шаг 4

    Издайте приказ о предоставлении отпуска и ознакомьте с ним работника

    На основании полученного от работника заявления издайте приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

    В приказе (распоряжении) необходимо отразить срок (количество календарных дней) отпуска, дату, с которой отпуск начинается и дату, которой заканчивается.

    Ознакомьте работника с приказом (распоряжением). Ознакомление должно подтверждаться подписью работника. По требованию работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    Внесите сведения о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в личную карточку работника (Т-2). Организуйте табелирование отпускника.

    Работодатель не вправе отозвать работника из отпуска без сохранения заработной платы, однако работник вправе самостоятельно прервать такой отпуск и досрочно выйти на работу. Примечание 3.

    Примечание 3: в законе установлены максимальные пределы отпуска, который работодатель обязан предоставить работнику по конкретному поводу. Отпуск большей продолжительности может быть предоставлен по соглашению сторон. Нерабочие праздничные дни и дни временной нетрудоспособности не продлевают срок отпуска без сохранения заработной платы. Выданный в период такого отпуска листок нетрудоспособности оплачивается после завершения или досрочного окончания (прекращения) отпуска, если период нетрудоспособности выходит за пределы отпуска.