Действия работодателя при направлении работника в командировку

Внимание: инструкции носят рекомендательный характер. Если Ваши права нарушены, то Вы можете сразу обратиться в государственную инспекцию труда или в суд, либо выполнять предложенные шаги.

Детализированная инструкция

  • Шаг 1

    Ознакомьтесь с требованиями к порядку направления работника в служебную командировку

    Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

    Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

    При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Примечание 1.

    Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации («Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749). Примечание 2.

    Срок служебной командировки – это период, длящийся со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Минимальный срок командировки законом не установлен. На практике – одни сутки.

    Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

    В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

    Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Примечание 3.

    Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

    Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. При загранкомандировке суточные могут быть выплачены в валюте. Примечание 4.

    Примечание 1: служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

    Примечание 2: в период командировки работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка той организации, куда он командирован.

    Примечание 3: срок командировки может быть продлен. Порядок продления командировки законом не установлен. Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен, вместе с тем она не может быть бессрочной. Работник может быть отозван из командировки досрочно. Порядок отзыва законом также не установлен.

    Примечание 4: отдельные  вопросы по порядку направления работника в командировку могут быть  урегулированы в локальном нормативном акте или коллективном договоре, с которыми работник должен быть ознакомлен при заключении трудового договора.

  • Шаг 2

    Определите работников, имеющих ограничение на направление либо не подлежащих направлению в командировку

    2.1. Не могут быть направлены в служебную командировку:

    • работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);
    • беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
    • работники в период действия ученического договора (не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ));
    • работники, являющиеся зарегистрированными кандидатами во время проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ);
    • работники, которым направление в командировку запрещено в соответствии с медицинским заключением.

    Если работники относятся к одной из указанных выше категории лиц, направление их в командировку незаконно даже при наличии согласия работника.

    Отказ от выезда в командировку работников указанной категории состава дисциплинарного проступка не образует. Примечание 5.

    2.2. Только при наличии письменного согласия работника и если это не запрещено ему по состоянию здоровья, могут быть направлены в командировку:

    • женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
    • материей и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющих детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
    • отцы, воспитывающих детей без матери, а также опекуны (попечители) несовершеннолетних.

    При этом указанные работники должны быть обязательно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в командировку под роспись.

    Примечание 5: допускается направление в командировки несовершеннолетних творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников (утв. Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).

    Направление в служебные командировки спортсменов, не достигших возраста восемнадцати лет, допускается в случаях и порядке, которые предусмотрены коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

  • Шаг 3

    Уведомьте работника о направлении в командировку

    3.1. Направьте работнику уведомление в письменной форме с сообщением о направлении в командировку, укажите дату поездки, место, куда направляется работник. (Уведомление о направлении в командировку).

    Если уведомление направлено и работник с ним ознакомился, перейдите к шагу 5.

    3.2. Если работник относится к категории лиц, указанных в шаге 2.2, направляемое ему письменное уведомление должно содержать, вместе с сообщением о направлении в командировку,  разъяснение права работника отказаться от работы. (Уведомление о направлении в командировку и о праве отказа от нее).

    В случае несогласия указанного работника на командировку его отказ следует оформить письменно. (Отказ работника от командировки) .

    Рекомендуется подготовить 2 экземпляра уведомления: один отдайте работнику, а на втором попросите поставить отметку об ознакомлении (дата, Ф.И.О. и подпись работника) и оставьте у себя. Примечание 6.

    Примечание 6: если работник отказывается ознакомиться с уведомлением, зачитайте уведомление работнику вслух в присутствии свидетелей и составьте акт о том, что уведомление было предъявлено работнику, зачитано вслух, поскольку от получения уведомления под роспись он отказался (с указанием даты, времени и места составления акта). Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку. Не полученное работником уведомление приложите к акту.

  • Шаг 4

    Запросите письменное согласие работника на направление в командировку (при необходимости)

    Согласие работников, указанных в шаге 2.2, на служебную командировку необходимо оформить письменно (Согласие работника на командировку).

    Рекомендуется подготовить 2 экземпляра согласия: один отдайте работнику, а на втором попросите поставить отметку об ознакомлении (дата, Ф.И.О. и подпись работника) и оставьте у себя. Примечание 7.

    Примечание 7: в случае отказа работника от командировки это не будет являться нарушением трудовой дисциплины и основанием для применения к работнику мер дисциплинарного взыскания.

  • Шаг 5

    Оформите приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и ознакомьте с ним работника

    Основанием для направления работника в командировку является письменное распоряжение работодателя. Определенной формы распоряжения законодательство не предусматривает.

    Издайте приказ (распоряжение) о направлении в служебную командировку и ознакомьте с ним работника под роспись. (Приказ о направлении в командировку).

     По заявлению работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Примечание 8.

    Примечание 8: рекомендуется в приказе о направлении в командировку подробно указать цели и задачи служебной командировки, а также ее сроки и место, куда направляется работник.

  • Шаг 6

    Проведите инструктаж по охране труда

    Если командировка не связана с направлением работника к другому работодателю (например, целью командировки является интервью у писателя на даче), работодатель обязан провести с работником целевой инструктаж по охране труда (п. 2.1.7 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утв. Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29).

    Проведение инструктажа зафиксируйте в соответствующем журнале.

    Поскольку обязанность провести инструктаж командируемого работника возникает у принимающего работодателя, проведение инструктажа при направлении в командировку не требуется, при условии, что командируемый работник в установленном порядке прошёл плановый инструктаж по месту своей постоянной работы.

  • Шаг 7

    Выплатите работнику денежный аванс на оплату расходов

    Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Примечание 9.

    Примечание 9: командировочные расходы (например, расходы по найму жилого помещения и проезду) могут быть оплачены работодателем самостоятельно, в этом случае соответствующих подотчетных сумм работнику не выдается.

    К расходам на проезд относятся расходы на оплату передвижения:

    • к месту командировки (как на территории РФ, так и на территории иностранных государств) и обратно;
    • из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

    Указанные расходы включают оплату проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты; оплату услуг по оформлению проездных документов; оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

    Работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на наем жилого помещения:

    • на территории РФ, за исключением случаев, когда работнику предоставляется бесплатное помещение для проживания, например, при госпитализации в стационар медицинского учреждения;
    • на территории иностранных государств.

    Работодатель обязан выплатить работнику суточные в счёт возмещения работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства:

    • за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;
    • за весь период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

    К иным относятся расходы: на оплату услуг связи; на получение визы и других выездных документов; на оформление заграничного паспорта; на оплату обязательных консульских и аэродромных сборов; на оформление обязательной медицинской страховки. Примечание 10.

    Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок. Примечание 11.

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

    Примечание 10: при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

    Примечание 11: порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации (Постановление Правительства РФ от 12.10.2013 № 916, Постановление Правительства РФ от 04.03.2013 № 180).

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

  • Шаг 8

    Зафиксируйте сведения о командировке работника в табеле рабочего времени

    Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, соответственно, время фактического нахождения в командировке также необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени.

    На основании табеля рассчитывается средний заработок, сохраняемый за работником на время командировки. За время утраты трудоспособности командированному работнику средний заработок не выплачивается. За этот период работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. На выплату суточных временная нетрудоспособность не влияет. В любом случае суточные должны быть выплачены за весь период командировки. Примечание 12.

    Утрата командированным работником трудоспособности также отражается в табеле учёта рабочего времени. Примечание 13.

    Примечание 12: фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

    Примечание 13: ведение журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, в настоящее время является необязательным.

  • Шаг 9

    Получите у работника документы, подтверждающие командировочные расходы

    По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

    К авансовому отчету должны быть приложены документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Примечание 14.

    На основании полученных от работника документов после возвращения из служебной командировки ему должны быть возмещены все расходы, понесенные в связи с поездкой. Если выданного аванса недостаточно, работодатель выплачивает недостающую сумму. Примечание 15.

    Примечание 14: при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

    Примечание 15: если у работника остались неизрасходованные суммы, он должен их вернуть работодателю.

    Работодатель вправе удержать из заработной платы работника выданный ему и не израсходованный в командировке аванс, который работник не возвратил работодателю.