Действия работодателя при оформлении приема на работу

Детализированная инструкция

  • Шаг 1

    Получите от лица, принимаемого на работу, документы для оформления трудовых отношений.

    1.1. В соответствии с ч. 1 ст. 65 ТК РФ работодатель вправе требовать от лица, поступающего на основную работу, следующие документы:

    - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

    - трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

    - страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

    - документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

    - документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

    - справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию).

    - справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

    Примечание: в отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (ч. 2 ст. 65 ТК РФ).

    1.2. К дополнительным документам, которые работодатель вправе требовать от лица, принимаемого на работу, относят:

    а) совместительство:

    - разрешение уполномоченного органа юридического лица, где работник является руководителем (работа руководителем организации по совместительству);

    - справка о характере работы по основному месту работы (при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда по совместительству);

    б) иностранцы:

    - договор (полис) добровольного медицинского страхования, действующий на территории Российской Федерации, за исключением случаев, если работодатель заключает с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг работнику, являющемуся иностранным гражданином или лицом без гражданства, и случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, – при заключении трудового договора с временно пребывающими в Российской Федерации иностранным гражданином или лицом без гражданства;

    - разрешение на работу или патент (при заключении трудового договора с временно пребывающими в Российской Федерации иностранным гражданином или лицом без гражданства);

    - разрешение на временное проживание в Российской Федерации (при заключении трудового договора с временно проживающими в Российской Федерации иностранным гражданином или лицом без гражданства);

    - вид на жительство (при заключении трудового договора с постоянно проживающими в Российской Федерации иностранным гражданином или лицом без гражданства);

    в) особая категория (женщины, несовершеннолетние, инвалиды, спортсмены, лица с семейными обязанностями и т.п.):

    - согласие одного из родителей и согласие органов опеки и попечительства (при приеме на работу несовершеннолетних до 15 лет);

    - согласие одного из родителей и разрешение органов опеки и попечительства (при приеме на работу несовершеннолетних до 14 лет (включая спортсменов));

    - индивидуальная программа реабилитации инвалида (при приеме на работу инвалида);

    - сведения о доходах работника, его супруги, несовершеннолетних детей (при приеме на работу руководителя федерального государственного унитарного предприятия);

    г) условия труда (вредность, КС и др.):

    - документ, подтверждающий прохождение предварительного медицинского осмотра (на работу с вредными, опасными условиями труда, подземные работы, работы, связанные с движением транспорта);

    - медицинская книжка (для работы в лечебно-профилактических организациях, организациях общественного питания, торговли, пищевой промышленности, водопроводных организациях, образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организациях их отдыха и оздоровления);

    - медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы (на работы, выполняемые вахтовым методом, и для лиц, поступающих на работу в районы Крайнего Севера из других регионов, на работы с химическим оружием).

    Примечание: если на работу принимается иностранный гражданин, то следует перейти в маршрут трудового навигатора с названием «Действия работодателя при трудоустройстве иностранного гражданина».

  • Шаг 2

    Предложите соискателю заполнить документы для личного дела.

    Предложите поступающему на работу лицу от руки заполнить анкету по установленной форме и написать автобиографию, в которой отразить а) все фамилии, которыми это лицо пользовалось, с указанием периода времени, приходящегося на каждую фамилию (при наличии), и б) род занятий в периоды, которые не подтверждены записями в трудовой книжке (при наличии).

    Примечание: собственноручно заполненная соискателем анкета и написанная автобиография – бесспорные доказательства виновности работника в случае предоставления им работодателю заведомо ложных сведений.

  • Шаг 3

    Ознакомьте лицо, поступающее на работу, с обязательными документами.

    Ознакомьте лицо, поступающее на работу, со следующими документами:

    - коллективным договором (при наличии);

    - правилами внутреннего трудового распорядка;

    - иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (такими как: штатное расписание по форме, положение об оплате труда, положение о премировании, положение о защите персональных данных работников, должностные инструкции, программы инструктажей и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации).

    Ознакомление с каждым документом лицо, поступающее на работу, должно подтвердить своей подписью. Локальные акты должны быть прошиты и пронумерованы, чтобы исключить доводы уволенного работника о замене работодателем их листов.

  • Шаг 4

    Заключите трудовой договор с лицом, принимаемым на работу.

    Трудовой договор может быть составлен либо только на русском языке (если на работу принимается иностранный гражданин, то трудовой договор может быть составлен на двух языках), либо на двух, может носить как срочный, так и бессрочный характер.

    Заключите с лицом, поступающим на работу, трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передайте работнику, а другой храните у себя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться его подписью на Вашем экземпляре трудового договора.

    Примечание: Ваш экземпляр трудового договора рекомендуется прошить и пронумеровать, чтобы исключить доводы уволенного работника о замене работодателем  его листов.

  • Шаг 5

    Издайте приказ о приеме на работу и ознакомьте с ним работника.

    На основании заключенного трудового договора издайте приказ (распоряжение) о приеме на работу. При этом его содержание должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

    Ознакомьте работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

  • Шаг 6

    Внесите сведения о приеме на работу в трудовую книжку и личную карточку работника.

    На основании приказа не позднее 7 календарных дней внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку и личную карточку работника (форма Т-2). Под расписку ознакомьте работника с произведенными записями.

    Если ранее работник не работал и поступает на работу впервые, то заведите работнику новую трудовую книжку. Личную карточку работника оформите одновременно с приказом о приеме на работу.

  • Шаг 7

    Уведомьте предыдущих работодателей о поступлении к Вам на работу бывшего государственного служащего.

    Если к Вам на работу поступает гражданин, замещавший должности государственной или муниципальной службы, в течение двух лет после его увольнения с государственной или муниципальной службы, то Вы обязаны в десятидневный срок сообщить о заключении трудового договора работодателю государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.

    Примечание: перечень должностей государственной или муниципальной службы установлен Указом Президента РФ от 21.07.2010 № 925 «О мерах по реализации отдельных положений Федерального закона «О противодействии коррупции».

    Примечание: порядок сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, утвержден Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 № 29.

  • Шаг 8

    Уведомьте военного комиссара о поступлении на работу лица, подлежащего призыву на военную службу.

    Уведомьте военного комиссара о поступлении на работу лица, подлежащего призыву на военную службу.

    Примечание: уведомление производится по установленной форме.