Действия работодателя при увольнении работника в связи с сокращением численности или штата организации

Детализированная инструкция

  • Шаг 1

    Определите количество работников, которых нельзя уволить в связи с сокращением численности или штата.

    Составьте пофамильный список таких работников (список № 1).

    Согласно ст. 261 ТК РФ не допускается увольнение в связи с сокращением численности или штата следующих категорий работников:

    - беременных женщин;

    - женщин, имеющих ребенка в возрасте до 3 лет;

    - одинокой матери, воспитывающей ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка – ребенка в возрасте до 14 лет;

    - других лиц, воспитывающих указанных детей без матери;

    - родителя (иного законного представителя ребенка), являющегося единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет либо единственным кормильцем ребенка в возрасте до 3 лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях.

  • Шаг 2

    Определите количество работников, имеющих преимущественное право на оставление на работе.

    Для этого издайте приказ о создании комиссии по определению преимущественного права на оставление на работе.

    Данный приказ составляется в произвольной форме. В нем указывается состав комиссии, срок проведения мероприятий по определению преимущественного права на оставление на работе, а также срок представления мотивированного мнения комиссии по данному вопросу.

    Результаты заседания комиссии следует оформить в виде протокола с приложением пофамильного списка таких работников (список № 2).

    Согласно ст. 179 ТК РФ при сокращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

    При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается:

    - семейным – при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию);

    - лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;

    - работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;

    - инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;

    - работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы;

    - иным категориям, предусмотренным коллективным договором.

  • Шаг 3

    Определите количество социально и материально защищённых работников.

    Рекомендуем составить пофамильный список внешних и внутренних совместителей, работающих пенсионеров и лиц, достигших пенсионного возраста, а также лиц, подлежащих призыву на военную службу (список № 3).

  • Шаг 4

    Определите количество отсутствующих работников.

    Рекомендуем составить пофамильный список отсутствующих работников, рабочее место за которыми сохранятся, – находящихся в длительной командировке, в очередном отпуске, в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребёнком, в учебном отпуске, временно утративших трудоспособность (список № 4).

  • Шаг 5

    Определите количество имеющихся вакансий.

    Рекомендуем составить список всех имеющихся вакансий (список № 5) и прекратить (остановить) процесс их заполнения. Дополняйте список вновь открывшимися вакансиями, если таковые образуются в период проведения сокращения штата или численности работников.

    Примечание: по завершении процедуры увольнения вакансия может остаться незаполненной только в случае, если ни один из уволенных не согласился с предложением её занять (например, должность уборщицы), либо она не могла быть заполнена ни одним из уволенных в виду высоких квалификационных требований вакантной должности (например, должность главного бухгалтера).

  • Шаг 6

    Определите размер предстоящих выплат и зарезервируйте необходимую сумму.

    На этой основе рекомендуем определить размер предстоящих выплат и зарезервировать необходимую сумму. Особое внимание уделите пособиям (по нетрудоспособности и т.д.).

  • Шаг 7

    Издайте приказ о сокращении численности или штата работников.

    Данный документ составляется в произвольной форме. В нем указывается основание сокращения (решение собственника, реорганизация, истечение срока лицензии, признание результатов тендера незаконными и т.д.), указывается, какие должности и (или) какое количество штатных единиц подлежат сокращению. Кроме того, отражается дата введения этих изменений (с учетом срока предупреждения работников об увольнении, см. шаг 13).

  • Шаг 8

    Составьте новое штатное расписание.

    В новом штатном расписании отражаются конкретные (в т.ч. вновь созданные) должности работников, количество штатных единиц, фонд оплаты труда, должностные оклады и (или) тарифные ставки.

  • Шаг 9

    Утвердите новое штатное расписание.

    Целесообразно утвердить новое штатное расписание приказом. В данном документе указав, с какой даты начинает действовать новое штатное расписание. В приказе также может отражаться общая численность работников и утвержденный фонд оплаты труда в соответствии с новым штатным расписанием.

  • Шаг 10

    Определите, является ли увольнение в Вашей организации массовым.

    Критерии массового увольнения устанавливаются отраслевыми и (или) территориальными соглашениями.

    Если в отрасли соглашение отсутствует или не распространяется на работодателя, то критерии массового увольнения следует определять на основании п. 1 Положения об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения (утв. Постановлением Совета Министров РФ от 05.02.1993 № 99), согласно которому увольнение считается массовым при сокращении:

    - 50 человек и более в течение 30 календарных дней;

    - 200 человек и более в течение 60 календарных дней;

    - 500 человек и более в течение 90 календарных дней;

    - одного процента от общего числа работающих в течение 30 календарных дней в регионах с общей численностью менее пяти тысяч человек.

  • Шаг 11

    Уведомите выборный орган первичной профсоюзной организации (при наличии).

    Работодатель обязан в письменной форме сообщить выборному органу первичной профсоюзной организации о предстоящем сокращении численности или штата работников в следующие сроки:

    - если предстоят массовые увольнения, то не менее чем за три месяца до прекращения трудовых отношений;

    - во всех остальных случаях – не позднее чем за два месяца до прекращения трудовых отношений.

    Необходимо иметь письменное подтверждение направления профсоюзной организации сообщения о предстоящем сокращении.

  • Шаг 12

    Сообщите в органы службы занятости о решении сократить численность или штат работников организации.

    Организация должна направить сообщение в органы службы занятости в следующие сроки:

    - если предстоят массовые увольнения, то не менее чем за три месяца до прекращения трудовых отношений;

    - если предстоящие увольнения не будут носить характер массовых, то не менее чем за два месяца до прекращения трудовых отношений.

    Индивидуальный предприниматель должен сообщить в органы службы занятости о сокращении численности или штата работников не позднее чем за две недели до начала проведения соответствующих мероприятий.

    Уведомление должно содержать указание на должность, профессию, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого конкретного работника.

    Необходимо иметь письменное подтверждение направления службе занятости уведомления о предстоящем сокращении.

  • Шаг 13

    Уведомьте работников о предстоящем увольнении.

    Работодатель (организация) обязан предупредить работников о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации в следующие сроки:

    - работников, занятых на сезонных работах, – не менее чем за 7 календарных дней до увольнения;

    - работников, заключивших трудовой договор на срок до 2 месяцев, – не менее чем за 3 календарных дня до увольнения;

    - остальных работников – не менее чем за 2 месяца до увольнения.

    Работодатель – индивидуальный предприниматель обязан уведомить работника в сроки, установленные трудовым договором.

    На уведомлении работник должен расписаться в подтверждение того, что он его получил.

    Примечание: вручать уведомление работнику и получать у работника расписку в получении уведомление может любое лицо, действующее по поручению работодателя, но подписать такое уведомление должен либо работодатель (его руководитель), либо лицо, наделённое правом найма и увольнения.

    Примечание: работодатель-организация вправе предложить работнику расторгнуть трудовой договор до истечения срока уведомления, выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

    Если работник отказывается ознакомиться с уведомлением, перейдите к шагу 14.

    Если работник расписался в подтверждение того, что он ознакомился с уведомлением, перейдите к шагу 15.

    Примечание: в уведомлении должна содержаться информация об увольнении работника в связи с сокращением численности или штата по истечении срока, указанного в данном шаге,  со дня получения уведомления, а также сведения об отсутствии вакансий, в связи с чем на другую работу он не может быть переведен.

  • Шаг 14

    Составьте акт об отказе работника от получения уведомления о предстоящем увольнении.

    Зачитайте уведомление работнику вслух в присутствии свидетелей и составьте акт о том, что уведомление было предъявлено работнику, зачитано вслух, поскольку от получения уведомления под роспись он отказался (с указанием даты, времени и места составления акта).

    Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку.

    Не полученное работником уведомление приложите к акту.

  • Шаг 15

    Предложите работнику другую работу.

    Работодатель (организация) обязан предлагать работнику другую имеющуюся у него в данной местности работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

    С предложенными вакансиями работник должен быть ознакомлен под подпись. Работник вправе обдумывать предложение до истечения срока предупреждения об увольнении.

    Предлагать имевшиеся, а также вновь открывшиеся вакансии работодатель обязан в течение всего срока уведомления, в том числе и в день увольнения работника.

    Если у работодателя нет вакансий или вакансии есть, но работник отказался от предложенной ему работы, перейдите к шагу 21.

    Если работник отказался от ознакомления с предложенными вакансиями, перейдите к шагу 16.

    Если работник согласился на перевод на другую работу, перейдите к шагу 17.

  • Шаг 16

    Составьте акт об отказе работника от ознакомления с предложенными вакансиями.

    Составьте акт о том, что вакансии были предложены работнику, поскольку от получения уведомления под роспись он отказался (с указанием даты, времени и места составления акта).

    Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку.

    Не полученное работником уведомление приложите к акту.

    Если акт составлен, перейдите к шагу 21.

  • Шаг 17

    Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору.

    Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашение составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Один экземпляр вручается работнику, на экземпляре работодателя проставляется соответствующая отметка, заверенная подписью работника.

  • Шаг 18

    Издайте приказ о переводе работника на другую работу.

    На основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. При этом его содержание должно соответствовать условиям заключенного соглашения.

  • Шаг 19

    Ознакомьте работника с приказом о переводе на другую работу.

    Ознакомьте работника с приказом (распоряжением) о переводе на другую работу под роспись. По требованию работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

  • Шаг 20

    Внесите сведения в трудовую книжку или внесите информацию в сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) и личную карточку работника (форма Т-2).

    Внесите сведения о переводе на другую работу в трудовую книжку или внесите информацию в сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) и личную карточку работника (форма Т-2). Под расписку ознакомьте работника с произведёнными записями в трудовой книжке и личной карточке.

  • Шаг 21

    Получите мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации об увольнении члена профсоюза.

    Согласно ч. 2 ст. 82 ТК РФ увольнение работников, являющихся членами профсоюза, в связи с сокращением численности или штата производится с учетом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии со статьей 373 ТК РФ.

    В профсоюз необходимо направить проект приказа о расторжении трудового договора в связи сокращением численности или штата, а также копии документов, являющихся основанием для принятия указанного решения.

    Профсоюз должен рассмотреть полученные документы в течение семи рабочих дней и направить работодателю мотивированное мнение в письменной форме.

    Мнение профсоюза, не представленное в семидневный срок, работодателем не учитывается.

    Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор с работником – членом профсоюза не позднее одного месяца со дня получения мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если работник после получения данного мнения заболел, ушел в отпуск или по другим уважительным причинам отсутствовал на рабочем месте, то месячный срок продлевается на соответствующее количество дней.

    Если работодатель и профсоюз не достигнут общего согласия, то работодатель вправе издать приказ об увольнении работника – члена профсоюза по истечении 10 дней с момента направления профсоюзу проекта приказа и копий документов. Однако такие действия работодателя могут быть обжалованы.

  • Шаг 22

    Получите согласие государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав на увольнение несовершеннолетнего.

    Согласно ст. 269 ТК РФ увольнение работников в возрасте до 18 лет по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации) помимо соблюдения общего порядка допускается только с согласия соответствующей государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

  • Шаг 23

    Издайте приказ о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.

    Издайте приказ о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.

    Примечание: если работник был уволен досрочно с его согласия, то в приказе отражаются также реквизиты письменного согласия (заявления) работника. К приказу целесообразно приложить подлинник письменного согласия работника на досрочное увольнение, а заверенную копию приобщить к личному делу. Письменное согласие на досрочное увольнение работник может зафиксировать на тексте самого приказа, исполнив соответствующую надпись после ознакомления с его содержанием.

  • Шаг 24

    Ознакомьте работника с приказом о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.

    Ознакомьте работника с приказом о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.

    Примечание: ознакомьте работника с приказом (распоряжением) о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников под роспись. По требованию работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    При отказе работника от ознакомления с приказом или от подписи составьте акт (с указанием даты, времени и места составления акта).

    Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку.

    Приказ приложите к акту.

    На тексте самого приказа следует зафиксировать, что в связи с отказом работника от ознакомления или от подписи составлен акт.

  • Шаг 25

    Внесите в трудовую книжку запись о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников или внесите информацию об увольнении в сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ).

    Запись о расторжении трудового договора вносится в трудовую книжку или информация об увольнении вносится в сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) При этом указывается, что договор расторгнут в связи с сокращением численности или штата работников по основаниям п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

    Запись в трудовой книжке о расторжении трудового договора заверяется подписью и печатью работодателя (его представителя) и подписью увольняемого работника.

    При отказе работника от подписи составьте акт (с указанием даты, времени и места составления акта).

    Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку.

    В трудовой книжке или в сведениях о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) запись об отказе работника расписаться делать нельзя.

  • Шаг 26

    Внесите в личную карточку сведения о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.

    В личную карточку (унифицированная форма № Т-2) вносится запись о прекращении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников по основаниям п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

    При получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке.

  • Шаг 27

    Выдайте работнику трудовую книжку или предоставьте сведения о его трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ).

    Трудовая книжка или сведения о его трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) выдаюется работнику в день прекращения трудового договора. При получении трудовой книжки работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек (и вкладышей).

    Если в день увольнения работник отсутствует или отказался получать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, перейдите к шагу 28.

    Как при отсутствии работника на работе, так и при его отказе получить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности следует составить акт (с указанием даты, времени и места составления акта).

    Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку.

    Если работник получил трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, перейдите к шагу 29.

  • Шаг 28

    Направьте работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направьте работнику по почте сведения о трудовой деятельности.

    Отправьте уведомление или письмо заказной корреспонденцией (письмом) с уведомлением о вручении и описью вложения.

    Со дня направления указанного уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности.

    По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника а в случае, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом на работника не ведется трудовая книжка, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

    Примечание: копия уведомления и документы о его направлении или направлении письма приобщаются к акту об отсутствии на работе или об отказе получить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности.

  • Шаг 29

    Произведите выплаты работнику.

    В день увольнения выплатите работнику заработную плату, компенсацию за все неиспользованные отпуска (если таковые имеются), а также выходное пособие в следующих размерах:

    - работникам, занятым на сезонных работах, – в размере двухнедельного среднего заработка;

    - работникам, увольняемым из организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – в размере среднего месячного заработка;

    - остальным категориям работников – в размере среднего месячного заработка.

    Работнику, увольняемому до истечения срока об увольнении, наряду с вышеперечисленными выплатами выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

    Если работник в этот день не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее дня, следующего после предъявления уволенным работником требования о расчете.

    Примечание: средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

    За работниками, увольняемыми из организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется в течение четвертого, пятого и шестого месяцев со дня увольнения по решению органа службы занятости населения, если в месячный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

    Для того чтобы работник получил сохраненный за ним средний заработок, он должен представить работодателю соответствующее заявление и трудовую книжку, в которой отсутствует запись о трудоустройстве. Поскольку средний заработок сохраняется за работником на срок не свыше двух месяцев (с зачетом выходного пособия), то работодатель обязан выплатить его по окончании второго месяца с момента прекращения трудового договора.

    Если работник представит решение службы занятости о сохранении за ним среднего заработка за третий месяц, то у работодателя возникает обязанность выплатить данный заработок.

    Выплата сохраненного среднего заработка осуществляется в дни, установленные в организации для выплаты заработной платы. Сохраненный средний заработок выплачивается работнику только за те дни соответствующего месяца, которые являлись бы для работника рабочими днями в соответствии с его графиком работы.

  • Шаг 30

    Выдайте работнику документы, связанные с работой.

    В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Кроме того, работнику должна быть выдана справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности).

    Справка о сумме заработка выдаётся работнику без заявления с его стороны. Она необходима для расчёта пособия по нетрудоспособности на новом месте работы.

  • Шаг 31

    Направьте в военкомат сведения о работнике, подлежащем воинскому учету.

    Работодатель обязан в течение 2 недель сообщить в военкомат и (или) органы местного самоуправления об увольнении работника, подлежащего воинскому учету, по форме, указанной в Приложении № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденным Генштабом Вооруженных Сил РФ.

    Необходимо иметь письменные подтверждения направления в военкомат указанного сообщения.

  • Шаг 32

    Уведомьте судебного пристава-исполнителя и взыскателя об увольнении работника-должника.

    Работодатель обязан незамедлительно сообщить судебному приставу-исполнителю и (или) взыскателю об увольнении работника, из заработной платы которого производились удержания по исполнительному документу, и вернуть им этот документ.

    Необходимо иметь письменные подтверждения направления судебному приставу указанного сообщения.

  • Шаг 33

    Уведомьте лицо, получающее алименты, об увольнении работника-должника.

    Если работник является должником по уплате алиментов, информацию об увольнении такого работника нужно направить как судебному приставу-исполнителю, так и лицу, получающему алименты. Срок для направления сведений в этом случае составляет три дня.

    Необходимо иметь письменные подтверждения направления указанного сообщения лицу, получающему алименты от уволенного работника.