Действия работодателя при заполнении трудовой книжки работника, поступающего на работу

Детализированная инструкция

  • Шаг 1

    Получите от лица, поступающего на работу, трудовую книжку или ее дубликат.

    1.1. В соответствии с абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

    1.2. Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

    1.3. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

    1.4. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

    Если трудовой договор с работником заключается впервые или у лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует по какой-либо причине, перейдите к шагу 2.

    Если у работника место работы не первое, перейдите к шагу 4.

    Примечание: правовой статус дубликата трудовой книжки равен правовому статусу трудовой книжки.

  • Шаг 2

    Оформите работнику трудовую книжку.

    Согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

    В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

    При необходимости оформите вкладыш в трудовую книжку. При оформлении вкладыша пользуйтесь рекомендациями шага 3 и шага 4.

  • Шаг 3

    Заполните титульный лист трудовой книжки.

    Укажите на первой странице (титульном листе) трудовой книжки следующие сведения:

    - фамилия, имя и отчество (указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

    - запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном);

    - профессия и/или специальность (в соответствии с документом об образовании).

    После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

    Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

    Примечание: записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

  • Шаг 4

    Внесите запись о приеме работника на работу.

    В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка укажите полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

    Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер вносимой записи.

    В графе 2 укажите дату приема на работу.

    В графе 3 сделайте запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием:

    - его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного);

    - наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

    В графу 4 внесите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

    Примечание: при восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

    Примечание: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.