Действия работодателя при необходимости внесения новых сведений о работнике в трудовую книжку в случае отсутствия места для заполнения на внутренней стороне передней обложки

Детализированная инструкция

  • Шаг 1

    Ознакомьтесь с требованиями к порядку внесения сведений о работнике в трудовую книжку

    Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

    Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

    Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

    В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

    В соответствии с п. 9 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

    а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

    б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

    В соответствии с Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

    Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

    Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати) (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

    Если возникла необходимость внесения изменений и дополнений на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, перейдите к шагу 2.

  • Шаг 2

    Получите документы, на основании которых должны быть внесены изменения и дополнения

    Для внесения новых сведений о работнике на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки работодателю предоставляются определенные документы (их заверенные копии), на основании которых возможно внести изменения и дополнения.

    Могут быть представлены следующие документы (в зависимости от того, какие именно сведения должны быть внесены в трудовую книжку): паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т.д.

    Если документы представлены, перейдите к шагу 3.

  • Шаг 3

    Внесите сведения в трудовую книжку работника

    На основании представленных документов внесите в трудовую книжку соответствующие сведения с обязательным указанием ссылок на эти документы. Примечание 1.

    При изменении фамилии (имени, отчества, даты рождения) внесите новые сведения на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки.

    Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (имя, отчество, дата рождения) и записываются новые данные.

    Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

    Признание недействительным, например, диплома о высшем образовании работника фиксируется новой записью без зачеркивания ранее сделанной записи о получении им такого образования и реквизитов соответствующего диплома.

    Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

    При отсутствии места для заполнения (например, для указания ссылок на документы, в соответствии с которыми производятся записи об изменениях в трудовой книжке) необходимые записи могут быть произведены на внутренней стороне передней обложки, а в случае отсутствия места для заполнения и на ней возможно использовать внутреннюю сторону заднего листа обложки трудовой книжки.

    Необходимо иметь в виду, что оформление трудовых книжек и вкладышей к ним носит возмездный характер. В частности, п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек установлено, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, которая определяется размером расходов на их приобретение, за исключением:

    - случая оформления дубликата трудовой книжки взамен утраченной при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций;

    - случая неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника. Примечание 2.

    Примечание 1: отказ работодателя либо его бездействие при необходимости внесения в трудовую книжку новой записи в соответствии с правилами заполнения трудовых книжек будет являться нарушением трудового законодательства. Работник имеет право обратиться в суд.

    Примечание 2: в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.