Что делать, если работодатель не возместил расходы при использовании личного имущества работника в интересах работодателя

!Внимание: инструкции носят рекомендательный характер. Если Ваши права нарушены, то Вы можете сразу обратиться в государственную инспекцию труда или в суд либо выполнять предложенные шаги.

Детализированная инструкция

  • Шаг 1

    Ознакомьтесь с правилами возмещения расходов при использовании личного имущества работника в интересах работодателя

    В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается  1) компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также 2) возмещаются расходы, связанные с их использованием.

    Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Примечание 1.

    Если работодатель отказал Вам в возмещении расходов, понесённых с его ведома при использовании личного имущества в интересах работодателя,  однако письменно условия о выплатах не согласованы, перейдите к шагу 2.

    Если условия о выплатах согласованы письменно (в трудовом договоре, дополнительном соглашении), однако работодатель отказал Вам в возмещении расходов при использовании личного имущества в его интересах, перейдите к шагу 3.

    Примечание 1: если сторонами трудового договора не заключено соглашение о размере возмещения расходов, а работник использовал имущество с ведома или с согласия работодателя, работодатель в любом случае обязан произвести компенсирующие выплаты, исходя из фактически понесенных работником расходов.

    Компенсация работнику за использование его имущества в интересах работодателя выплачивается при условии, что работодатель дал согласие на использование личного имущества работника в работе либо  (при отсутствии согласия) знал, что работник использует свое имущество при исполнении трудовых обязанностей, и допускал это.

  • Шаг 2

    Потребуйте заключить письменное соглашение об использовании личного имущества

    Условие о возмещении расходов за использование личного имущества работником может быть предусмотрено в его трудовом договоре, либо сторонами оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору.

    Если письменно условия о возмещении расходов с работодателем не согласованы, а использование имущества не имеет системного характера, например, при направлении Вас в командировку, потребуйте заключить соглашение об использовании личного имущества, (Соглашение об использовании личного имущества).

    Направьте работодателю (его представителю) заявление о заключении с Вами соглашения об использовании личного имущества (Заявление о заключении соглашения).

    Рекомендуется подготовить 2 экземпляра заявления: первый отдайте работодателю (его представителю), а на втором попросите поставить отметку о принятии (регистрационный номер, дата, должность, Ф.И.О. и подпись принявшего сотрудника) и оставьте у себя. В случае если работодатель (его представитель) отказывается принять заявление либо ставить отметку о принятии, отправьте заявление заказной корреспонденцией (письмом) с уведомлением о вручении и описью вложения.

    Работодатель обязан согласовать размер и условия выплат за использование (либо в форме компенсации, либо в форме возмещения расходов) Вами личного имущества в работе и  заключить соглашение об использовании личного имущества.

    Если работодатель откажется заключить соглашение об использовании личного имущества, перейдите  к шагу 3.

  • Шаг 3

    Обратитесь к работодателю с письменным заявлением о выплате компенсации или о возмещении расходов

    Направьте работодателю (его представителю) заявление о выплате компенсации или о возмещении расходов за фактическое использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств/материалов и возмещении расходов, связанных с их использованием (Заявление о выплате компенсации за использование личного имущества работника).

    Рекомендуется подготовить 2 экземпляра заявления: первый отдайте работодателю (его представителю), а на втором попросите поставить отметку о принятии (регистрационный номер, дата, должность, Ф.И.О. и подпись принявшего сотрудника) и оставьте у себя.

    В случае если работодатель (его представитель) отказывается принять у Вас заявление либо поставить отметку о его принятии, направьте заявление заказной корреспонденцией (письмом) с уведомлением о вручении и описью вложения.

    К заявлению следует приложить документ, подтверждающий наличие соответствующих расходов и их вид. (Отчет об использовании личного имущества в служебных целях)

    Также могут быть приложены документы (или их заверенными в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, документы, подтверждающие размер расходов на использование имущества (чеки на  бензин, техническое обслуживание, и т.д.) Примечание 2.

    Если работодатель не выплатил Вам компенсацию и (или) не возместил расходы, связанные с  использованием личного имущества в работе, либо произвел выплаты не в полном объеме, перейдите к шагу 4.

    Примечание 2: при использовании работником личного имущества предусматривается два вида выплат: компенсация и возмещение расходов, связанных с использованием имущества работника. При этом компенсация, размер которой установлен  в фиксированной сумме, за использование работником своего имущества в конкретном отчётном периоде  может не предполагать обязательного несения работником каких-либо расходов в связи с таким использованием, например, при использовании им средств мобильной связи. Изложенное означает, что в случае, когда размер фактических расходов превысит размер причитающейся ему компенсации, работник  получит только ранее оговорённую фиксированную сумму. Права на компенсацию в полном объёме у него не возникнет. В отличие режима компенсации от режима возмещения расходов.

  • Шаг 4

    Для принятия мер к урегулированию возникших разногласий обратитесь в компетентные инстанции

    4.1. Для предотвращения трудового спора направьте обращение:

    - в государственную инспекцию труда (в т.ч. через сервис «Сообщить о проблеме» информационного портала «Онлайнинспекция. рф» в сети Интернет, либо через сервис «Письмо в государственную инспекцию труда» Интернет-сайта инспекции труда своего региона);

    - городскому, районному или специальному прокурору;

    - в профсоюзную организацию (при наличии).

    4.2. Для разрешения трудового спора направьте:

    - заявление в комиссию по трудовым спорам (при наличии) – в течение 3 месяцев;

    - исковое заявление в районный (городской) суд по месту нахождения работодателя (ответчика) или по месту жительства работника (заявителя) – в течение 1 года. Примечание 3.

    Примечание 3: срок на обращение в суд по истечении 1 года не подлежит восстановлению, если этот срок пропущен в результате обращения в государственную инспекцию труда, профсоюзную организацию или к прокурору.