Действия работодателя при увольнении работника в связи с сокращением численности или штата организации

Детализированная инструкция

  • Шаг 1

    Определите количество работников, которых нельзя уволить в связи с сокращением численности или штата.

    Составьте пофамильный список таких работников (список № 1).

    Согласно ст. 261 ТК РФ не допускается увольнение в связи с сокращением численности или штата следующих категорий работников:

    - беременных женщин;

    - женщин, имеющих ребенка в возрасте до 3 лет;

    - одинокой матери, воспитывающей ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка – ребенка в возрасте до 14 лет;

    - других лиц, воспитывающих указанных детей без матери;

    - родителя (иного законного представителя ребенка), являющегося единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет либо единственным кормильцем ребенка в возрасте до 3 лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях.

  • Шаг 2

    Определите количество работников, имеющих преимущественное право на оставление на работе.

    Для этого издайте приказ о создании комиссии по определению преимущественного права на оставление на работе.

    Данный приказ составляется в произвольной форме. В нем указывается состав комиссии, срок проведения мероприятий по определению преимущественного права на оставление на работе, а также срок представления мотивированного мнения комиссии по данному вопросу.

    Результаты заседания комиссии следует оформить в виде протокола с приложением пофамильного списка таких работников (список № 2).

    Согласно ст. 179 ТК РФ при сокращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

    При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается:

    - семейным – при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию);

    - лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;

    - работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;

    - инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;

    - работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы;

    - иным категориям, предусмотренным коллективным договором.

  • Шаг 3

    Определите количество социально и материально защищённых работников.

    Рекомендуем составить пофамильный список внешних и внутренних совместителей, работающих пенсионеров и лиц, достигших пенсионного возраста, а также лиц, подлежащих призыву на военную службу (список № 3).

  • Шаг 4

    Определите количество отсутствующих работников.

    Рекомендуем составить пофамильный список отсутствующих работников, рабочее место за которыми сохранятся, – находящихся в длительной командировке, в очередном отпуске, в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребёнком, в учебном отпуске, временно утративших трудоспособность (список № 4).

  • Шаг 5

    Определите количество имеющихся вакансий.

    Рекомендуем составить список всех имеющихся вакансий (список № 5) и прекратить (остановить) процесс их заполнения. Дополняйте список вновь открывшимися вакансиями, если таковые образуются в период проведения сокращения штата или численности работников.

    Примечание: по завершении процедуры увольнения вакансия может остаться незаполненной только в случае, если ни один из уволенных не согласился с предложением её занять (например, должность уборщицы), либо она не могла быть заполнена ни одним из уволенных в виду высоких квалификационных требований вакантной должности (например, должность главного бухгалтера).

  • Шаг 6

    Определите размер предстоящих выплат и зарезервируйте необходимую сумму.

    На этой основе рекомендуем определить размер предстоящих выплат и зарезервировать необходимую сумму. Особое внимание уделите пособиям (по нетрудоспособности и т.д.).

  • Шаг 7

    Издайте приказ о сокращении численности или штата работников.

    Данный документ составляется в произвольной форме. В нем указывается основание сокращения (решение собственника, реорганизация, истечение срока лицензии, признание результатов тендера незаконными и т.д.), указывается, какие должности и (или) какое количество штатных единиц подлежат сокращению. Кроме того, отражается дата введения этих изменений (с учетом срока предупреждения работников об увольнении, см. шаг 13).

  • Шаг 8

    Составьте новое штатное расписание.

    В новом штатном расписании отражаются конкретные (в т.ч. вновь созданные) должности работников, количество штатных единиц, фонд оплаты труда, должностные оклады и (или) тарифные ставки.

  • Шаг 9

    Утвердите новое штатное расписание.

    Целесообразно утвердить новое штатное расписание приказом. В данном документе указав, с какой даты начинает действовать новое штатное расписание. В приказе также может отражаться общая численность работников и утвержденный фонд оплаты труда в соответствии с новым штатным расписанием.

  • Шаг 10

    Определите, является ли увольнение в Вашей организации массовым.

    Критерии массового увольнения устанавливаются отраслевыми и (или) территориальными соглашениями.

    Если в отрасли соглашение отсутствует или не распространяется на работодателя, то критерии массового увольнения следует определять на основании п. 1 Положения об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения (утв. Постановлением Совета Министров РФ от 05.02.1993 № 99), согласно которому увольнение считается массовым при сокращении:

    - 50 человек и более в течение 30 календарных дней;

    - 200 человек и более в течение 60 календарных дней;

    - 500 человек и более в течение 90 календарных дней;

    - одного процента от общего числа работающих в течение 30 календарных дней в регионах с общей численностью менее пяти тысяч человек.

  • Шаг 11

    Уведомите выборный орган первичной профсоюзной организации (при наличии).

    Работодатель обязан в письменной форме сообщить выборному органу первичной профсоюзной организации о предстоящем сокращении численности или штата работников в следующие сроки:

    - если предстоят массовые увольнения, то не менее чем за три месяца до прекращения трудовых отношений;

    - во всех остальных случаях – не позднее чем за два месяца до прекращения трудовых отношений.

    Необходимо иметь письменное подтверждение направления профсоюзной организации сообщения о предстоящем сокращении.

  • Шаг 12

    Сообщите в органы службы занятости о решении сократить численность или штат работников организации.

    Организация должна направить сообщение в органы службы занятости в следующие сроки:

    - если предстоят массовые увольнения, то не менее чем за три месяца до прекращения трудовых отношений;

    - если предстоящие увольнения не будут носить характер массовых, то не менее чем за два месяца до прекращения трудовых отношений.

    Индивидуальный предприниматель должен сообщить в органы службы занятости о сокращении численности или штата работников не позднее чем за две недели до начала проведения соответствующих мероприятий.

    Уведомление должно содержать указание на должность, профессию, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого конкретного работника.

    Необходимо иметь письменное подтверждение направления службе занятости уведомления о предстоящем сокращении.

  • Шаг 13

    Уведомьте работников о предстоящем увольнении.

    Работодатель (организация) обязан предупредить работников о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации в следующие сроки:

    - работников, занятых на сезонных работах, – не менее чем за 7 календарных дней до увольнения;

    - работников, заключивших трудовой договор на срок до 2 месяцев, – не менее чем за 3 календарных дня до увольнения;

    - остальных работников – не менее чем за 2 месяца до увольнения.

    Работодатель – индивидуальный предприниматель обязан уведомить работника в сроки, установленные трудовым договором.

    На уведомлении работник должен расписаться в подтверждение того, что он его получил.

    Примечание: вручать уведомление работнику и получать у работника расписку в получении уведомление может любое лицо, действующее по поручению работодателя, но подписать такое уведомление должен либо работодатель (его руководитель), либо лицо, наделённое правом найма и увольнения.

    Примечание: работодатель-организация вправе предложить работнику расторгнуть трудовой договор до истечения срока уведомления, выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

    Если работник отказывается ознакомиться с уведомлением, перейдите к шагу 14.

    Если работник расписался в подтверждение того, что он ознакомился с уведомлением, перейдите к шагу 15.

    Примечание: в уведомлении должна содержаться информация об увольнении работника в связи с сокращением численности или штата по истечении срока, указанного в данном шаге,  со дня получения уведомления, а также сведения об отсутствии вакансий, в связи с чем на другую работу он не может быть переведен.

  • Шаг 14

    Составьте акт об отказе работника от получения уведомления о предстоящем увольнении.

    Зачитайте уведомление работнику вслух в присутствии свидетелей и составьте акт о том, что уведомление было предъявлено работнику, зачитано вслух, поскольку от получения уведомления под роспись он отказался (с указанием даты, времени и места составления акта).

    Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку.

    Не полученное работником уведомление приложите к акту.

  • Шаг 15

    Предложите работнику другую работу.

    Работодатель (организация) обязан предлагать работнику другую имеющуюся у него в данной местности работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

    С предложенными вакансиями работник должен быть ознакомлен под подпись. Работник вправе обдумывать предложение до истечения срока предупреждения об увольнении.

    Предлагать имевшиеся, а также вновь открывшиеся вакансии работодатель обязан в течение всего срока уведомления, в том числе и в день увольнения работника.

    Если у работодателя нет вакансий или вакансии есть, но работник отказался от предложенной ему работы, перейдите к шагу 21.

    Если работник отказался от ознакомления с предложенными вакансиями, перейдите к шагу 16.

    Если работник согласился на перевод на другую работу, перейдите к шагу 17.

  • Шаг 16

    Составьте акт об отказе работника от ознакомления с предложенными вакансиями.

    Составьте акт о том, что вакансии были предложены работнику, поскольку от получения уведомления под роспись он отказался (с указанием даты, времени и места составления акта).

    Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку.

    Не полученное работником уведомление приложите к акту.

    Если акт составлен, перейдите к шагу 21.

  • Шаг 17

    Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору.

    Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашение составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Один экземпляр вручается работнику, на экземпляре работодателя проставляется соответствующая отметка, заверенная подписью работника.

  • Шаг 18

    Издайте приказ о переводе работника на другую работу.

    На основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. При этом его содержание должно соответствовать условиям заключенного соглашения.

  • Шаг 19

    Ознакомьте работника с приказом о переводе на другую работу.

    Ознакомьте работника с приказом (распоряжением) о переводе на другую работу под роспись. По требованию работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

  • Шаг 20

    Внесите сведения в трудовую книжку и личную карточку работника (форма Т-2).

    Внесите сведения о переводе на другую работу в трудовую книжку и личную карточку работника (форма Т-2). Под расписку ознакомьте работника с произведёнными записями.

  • Шаг 21

    Получите мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации об увольнении члена профсоюза.

    Согласно ч. 2 ст. 82 ТК РФ увольнение работников, являющихся членами профсоюза, в связи с сокращением численности или штата производится с учетом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии со статьей 373 ТК РФ.

    В профсоюз необходимо направить проект приказа о расторжении трудового договора в связи сокращением численности или штата, а также копии документов, являющихся основанием для принятия указанного решения.

    Профсоюз должен рассмотреть полученные документы в течение семи рабочих дней и направить работодателю мотивированное мнение в письменной форме.

    Мнение профсоюза, не представленное в семидневный срок, работодателем не учитывается.

    Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор с работником – членом профсоюза не позднее одного месяца со дня получения мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если работник после получения данного мнения заболел, ушел в отпуск или по другим уважительным причинам отсутствовал на рабочем месте, то месячный срок продлевается на соответствующее количество дней.

    Если работодатель и профсоюз не достигнут общего согласия, то работодатель вправе издать приказ об увольнении работника – члена профсоюза по истечении 10 дней с момента направления профсоюзу проекта приказа и копий документов. Однако такие действия работодателя могут быть обжалованы.

  • Шаг 22

    Получите согласие государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав на увольнение несовершеннолетнего.

    Согласно ст. 269 ТК РФ увольнение работников в возрасте до 18 лет по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации) помимо соблюдения общего порядка допускается только с согласия соответствующей государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

  • Шаг 23

    Издайте приказ о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.

    Издайте приказ о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.

    Примечание: если работник был уволен досрочно с его согласия, то в приказе отражаются также реквизиты письменного согласия (заявления) работника. К приказу целесообразно приложить подлинник письменного согласия работника на досрочное увольнение, а заверенную копию приобщить к личному делу. Письменное согласие на досрочное увольнение работник может зафиксировать на тексте самого приказа, исполнив соответствующую надпись после ознакомления с его содержанием.

  • Шаг 24

    Ознакомьте работника с приказом о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.

    Ознакомьте работника с приказом о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.

    Примечание: ознакомьте работника с приказом (распоряжением) о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников под роспись. По требованию работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    При отказе работника от ознакомления с приказом или от подписи составьте акт (с указанием даты, времени и места составления акта).

    Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку.

    Приказ приложите к акту.

    На тексте самого приказа следует зафиксировать, что в связи с отказом работника от ознакомления или от подписи составлен акт.

  • Шаг 25

    Внесите в трудовую книжку запись о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.

    Запись о расторжении трудового договора вносится в трудовую книжку. При этом указывается, что договор расторгнут в связи с сокращением численности или штата работников по основаниям п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

    Запись о расторжении трудового договора заверяется подписью и печатью работодателя (его представителя) и подписью увольняемого работника.

    При отказе работника от подписи составьте акт (с указанием даты, времени и места составления акта).

    Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку.

    В трудовой книжке запись об отказе работника расписаться делать нельзя.

  • Шаг 26

    Внесите в личную карточку сведения о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.

    В личную карточку (унифицированная форма № Т-2) вносится запись о прекращении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников по основаниям п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

    При получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке.

  • Шаг 27

    Выдайте работнику трудовую книжку.

    Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора. При ее получении работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек (и вкладышей).

    Если в день увольнения работник отсутствует или отказался получать трудовую книжку, перейдите к шагу 28.

    Как при отсутствии работника на работе, так и при его отказе получить трудовую книжку следует составить акт (с указанием даты, времени и места составления акта).

    Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку.

    Если работник получил трудовую книжку, перейдите к шагу 29.

  • Шаг 28

    Направьте работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

    Отправьте уведомление заказной корреспонденцией (письмом) с уведомлением о вручении и описью вложения.

    Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

    По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

    Примечание: копия уведомления и документы о его направлении приобщаются к акту об отсутствии на работе или об отказе получить трудовую книжку.

  • Шаг 29

    Произведите выплаты работнику.

    В день увольнения выплатите работнику заработную плату, компенсацию за все неиспользованные отпуска (если таковые имеются), а также выходное пособие в следующих размерах:

    - работникам, занятым на сезонных работах, – в размере двухнедельного среднего заработка;

    - работникам, увольняемым из организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – в размере среднего месячного заработка;

    - остальным категориям работников – в размере среднего месячного заработка.

    Работнику, увольняемому до истечения срока об увольнении, наряду с вышеперечисленными выплатами выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

    Если работник в этот день не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее дня, следующего после предъявления уволенным работником требования о расчете.

    Примечание: средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

    За работниками, увольняемыми из организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется в течение четвертого, пятого и шестого месяцев со дня увольнения по решению органа службы занятости населения, если в месячный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

    Для того чтобы работник получил сохраненный за ним средний заработок, он должен представить работодателю соответствующее заявление и трудовую книжку, в которой отсутствует запись о трудоустройстве. Поскольку средний заработок сохраняется за работником на срок не свыше двух месяцев (с зачетом выходного пособия), то работодатель обязан выплатить его по окончании второго месяца с момента прекращения трудового договора.

    Если работник представит решение службы занятости о сохранении за ним среднего заработка за третий месяц, то у работодателя возникает обязанность выплатить данный заработок.

    Выплата сохраненного среднего заработка осуществляется в дни, установленные в организации для выплаты заработной платы. Сохраненный средний заработок выплачивается работнику только за те дни соответствующего месяца, которые являлись бы для работника рабочими днями в соответствии с его графиком работы.

  • Шаг 30

    Выдайте работнику документы, связанные с работой.

    В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Кроме того, работнику должна быть выдана справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности).

    Справка о сумме заработка выдаётся работнику без заявления с его стороны. Она необходима для расчёта пособия по нетрудоспособности на новом месте работы.

  • Шаг 31

    Направьте в военкомат сведения о работнике, подлежащем воинскому учету.

    Работодатель обязан в течение 2 недель сообщить в военкомат и (или) органы местного самоуправления об увольнении работника, подлежащего воинскому учету, по форме, указанной в Приложении № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденным Генштабом Вооруженных Сил РФ.

    Необходимо иметь письменные подтверждения направления в военкомат указанного сообщения.

  • Шаг 32

    Уведомьте судебного пристава-исполнителя и взыскателя об увольнении работника-должника.

    Работодатель обязан незамедлительно сообщить судебному приставу-исполнителю и (или) взыскателю об увольнении работника, из заработной платы которого производились удержания по исполнительному документу, и вернуть им этот документ.

    Необходимо иметь письменные подтверждения направления судебному приставу указанного сообщения.

  • Шаг 33

    Уведомьте лицо, получающее алименты, об увольнении работника-должника.

    Если работник является должником по уплате алиментов, информацию об увольнении такого работника нужно направить как судебному приставу-исполнителю, так и лицу, получающему алименты. Срок для направления сведений в этом случае составляет три дня.

    Необходимо иметь письменные подтверждения направления указанного сообщения лицу, получающему алименты от уволенного работника.